«56,8% der KMU glauben, dass Digitalisierung sie in naher Zukunft nicht betrifft… Besonders die Bau-Branche glaubt das…»
Die Ausgangslage
Schauen wir uns mal an, wie es in den Büros dieser Betriebe aussieht. Wie hoch ist die Büroarbeit standardisiert + automatisiert? Aus meiner Erfahrung sind es maximal 20%. In vielen Büros wird noch fast genau so gearbeitet wie vor 30 Jahren. PC + Drucker sind nichts anderes als die neue Schreibmaschine.
Gerade Kleinunternehmen verlieren viel Zeit mit Papierkram — mit unprofessioneller Büroarbeit und nicht klar definierten Abläufen. Und dies, obwohl sie meist schon viel Geld für Buchhaltung + IT ausgeben. So wird die Arbeit im Büro nicht weniger und der unter dem Strich verbleibende Gewinn lässt immer mehr zu wünschen übrig.
Apropos… mehr Transparenz über die Stellschrauben des Erfolgs wären vielerorts auch nicht schlecht …
Die Lösung? Nicht Software bringt den Erfolg, sondern Organisation. Vereinfachen + standardisieren sind das Fundament jeder wirkungsvollen Automatisierung.
Die Lösung
Die Lösung heisst also: vereinfachen – standardisieren – automatisieren – Schritt für Schritt …damit Erfolg zur Folge wird!
Fakt ist, dass es in den nächsten Jahren zu einem gewaltigen Umbruch in der Wirtschaft kommen wird – manche nennen es Digitale Revolution. Unternehmen, die es verpassen, sogenannte Automatisierungs-Prozesse zu implementieren, werden immer mehr Zeit mit Papierkram verlieren. Während das in der Fertigung schon seit Jahrzehnten praktiziert wird, ist das in den Büros noch kaum angekommen.
Es geht im Büro meist um die Koordination von Vorgängen + Informationsaustausch zwischen Personen + Systemen im Sinne der Rationalisierung von gleichartigen Vorgängen. Alles, was Regeln folgen soll, lässt sich klar regeln. Das ist zwar nicht neu, aber extrem wirkungsvoll.
Das Pareto-Prinzip
Die 80:20-Regel (Pareto) besagt, dass 20% des Aufwandes für 80% der Ergebnisse verantwortlich ist. Das bedeutet, dass weniger als 1% der Aktivitäten über 50% des Erfolgs generieren. Ist es da nicht sinnvoll, sich auf diese 1% zu konzentrieren?
Stellt sich die Frage: Was sind denn diese 1%? — Ganz einfach: Diese Büro-Automations-Prozesse!
Das Ziel einer effektiven Organisation sind Transparenz in der Verantwortung, Klarheit bezüglich der Aufgaben und Einfachheit bei Prozessen und Regeln. Kurz gesagt — es braucht Ordnung!
Kristallklare Organisation ist der Schlüssel zum Erfolg. Schlanke Prozesse fördern gute Zusammenarbeit und reduzieren den Papierkram. Das fördert effiziente Mitarbeiter, führt zu treffenden Angeboten und zufriedenen Kunden.
Beispiele aus der Praxis
Lassen Sie uns ein paar Beispiele für Automations-Prozesse ansehen:
- Automatisierte Terminbuchung
Direkt auf Webseite oder sogar ohne Webseite mit spezifisch dafür angelegter Seite (Therapeuten, Heilpraktiker, Ärzte, Rechtsanwälte, Verkaufsberater, Personalberater und viele mehr). - Automatisierte Kundengewinnung
Häufig gestellte Fragen oder Vorbereitungsprozesse im Vorfeld (automatisiert) klären. Dies kann über Videos, Frage + Antwort-Seiten, eMail-Serien, ChatBots, etc. realisiert werden. - Automatisierte Mitarbeiter-Rekrutierung inkl. Einarbeitung
Kombination aus Vorqualifizierung analog der Kundengewinnung, ergänzt mit automatisierter Terminbuchung für telefonische Vorabklärung + Vorstellungsgespräch. Die Einarbeitung kann über Videos, Frage + Antwort-Seiten, eMail-Serien, ChatBots, etc. oder eine interne Online-Schulungs-Plattform realisiert werden. - Automatisierte Administrations-Prozesse
Die meisten Administrations-Prozesse folgen klaren Regeln: Ein Ereignis «E» soll z.B. eine Aktivität «A» auslösen. Immer wenn «E» eintritt, soll «A» passieren. Diese Regeln lassen sich einerseits in Form von Checklisten abbilden und andererseits schon mit einfachsten Systemen stark automatisieren.
Die Umsetzung
Wie lässt sich die Büroarbeit in Kleinunternehmen bis zu 80% vereinfachen – standardisieren – automatisieren um den Zeitaufwand massiv zu reduzieren und jederzeit maximale Klarheit über den Zustand des Business zu gewährleisten?
Mit unserem brandneuen Organisations-System! Wir nennen es «innovationship – ErfolgsWerkstatt für Kleinunternehmen».
Wir haben dieses Schritt für Schritt System über viele Jahre entwickelt, getestet und immer weiter ergänzt, perfektioniert und vereinfacht. Einige unserer Kunden haben bereits mit Teilen davon massiv an Klarheit gewonnen und erhebliche Zeiteinsparungen realisiert. Nun steht es erstmals als Gesamtsystem zur Verfügung. Wir sind mächtig stolz darauf, das zu unserem 15-jährigen Firmenjubiläum vorstellen zu dürfen.
Damit werden auch Sie mit wenig Aufwand die Büroarbeit in Ihrem Betrieb bis zu 80% vereinfachen – standardisieren – automatisieren um den Zeitaufwand massiv zu reduzieren. Und dazu werden Sie jederzeit maximale Klarheit über den Zustand Ihres Business haben.
Der entscheidende Erfolgsfaktor ist die Reihenfolge! Es geht eben gerade nicht darum, die «perfekte» Software zu suchen + zu finden. Viel wichtiger ist es, den aktuellen Engpass in Ihrem Betrieb zu identifizieren und dafür eine möglichst einfache Lösung zu finden. Ich nenne das gerne eine «manuelle Automatisierung», z.B. mittels Checklisten oder Formularen. Erst danach kann und soll über Automatisierung nachgedacht werden.
Unsere ErfolgsWerkstatt ist so etwas wie ein 360⁰ Erfolgs-System.
Es besteht aus den 3 Grundkomponenten:
- Fachwissen (Organisation, IT, Zusammenarbeit)
- Methodik (Schritt für Schritt System)
- Coaching (Begleitung, Betreuung, Unterstützung)
Ob Fachkräftemangel, Kommunikations-Konflikte, Kunden + Lehrlinge finden bis hin zur Nachfolgethematik …
Das alles hat viel mit Organisation in erweitertem Sinne zu tun. Ohne Organisation fehlt es an Klarheit. Ohne Organisation kein Unternehmen.
Wenn das für Sie interessant klingt möchte ich Sie einladen. Einladen zu meinem kostenlosen Online-Seminar. In diesem Online-Seminar klären wir gemeinsam, an welchen Stellen die grössten Potenziale für Sie liegen und wie Sie oder wir gemeinsam diese Potenziale gezielt angehen können.
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«Der effektivste Weg, die Zukunft zu gestalten, ist sie zu erfinden!»
Das gilt auch für Ihre ORGANISATION.
Nutzen Sie unsere über 30 Jahre Erfahrung. Schritt für Schritt zu weniger Papierkram und mehr Zeit für Ihre Kunden. ORGANISATION ist unsere Leidenschaft.
Markus Grubenmann
«Ich brenne für Organisation und bin Experte für Unternehmensentwicklung (vereinfachen — standardisieren — digitalisieren — automatisieren — skalieren). Organisation ist das Fundament von Erfolg und der einfachste + schnellste Weg zu mehr Zeit — weniger Stress — mehr Klarheit — besserer Zusammenarbeit. Mehr Gewinn ist die Folge!»
Was wäre, wenn…
- Sie wieder mehr Zeit mit Kunden, statt im Büro verbringen können?
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- Sie mit Ihrer Webseite automatisiert zu attraktiven Kunden und mehr Geschäft kommen?
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