«Digitalisierung ist nicht das, was es scheint – Business Process Reengineering, wie man Ende der 80er Jahre sagte, beschreibt die digitale Transformation deutlich besser!»

Digitalisierung, Automatisierung, Skalierung, …

Digitalisierung – ich mag es schon gar nicht mehr hören! Was die sogenannten Experten seit Jahren unter diesem Begriff proklamieren, hat nur sehr wenig mit Digitalisierung zu tun. Das meiste davon beschreibt Automatisierung – also einfach mehr von dem, was wir schon seit Jahrzehnten erleben. Wie sollen Sie nun beurteilen, wie Digitalisierung auch Ihre Branche umpflügen wird, wenn sich nicht einmal die Experten einig sind?

Sind denn diese Erklärungen zu Digitalisierung, Digitaler Transformation, Digitaler Revolution, Disruption und wie sie alle heissen wirklich neu? Werden uns da nicht Dinge als Zukunftsprognosen verkauft, die Sie + ich schon seit den 60er Jahren täglich erleben?

Nicht erst seit gestern werden Computer – ob in Form von PC oder Roboter – immer schneller und leistungsfähiger. Diese Computer können tatsächlich immer mehr – aber auch das ist nichts Neues.

Sie werden also hier nicht noch mehr über Digitalisierung lesen. Es ist Zeit, über die Chancen – geneuer gesagt über Skalierung nachzudenken! Dazu gehen wir zwei zentralen Fragen nach:

  1. «Wie können Sie es schaffen, mehr Erfolg zu haben und das mit nahezu gleichem Einsatz an Ressourcen
  2. «Warum sollten bzw. müssen Sie sich diese Frage stellen – selbst wenn Sie mit Ihrem Business heute noch weitgehend zufrieden sind?»

Skalierung als Chance

Die heute wertvollsten Unternehmen der Welt haben eines gemeinsam: Sie sind extrem skalierbar! Das heisst, sie können einen massiven Auftragszuwachs bewältigen, ohne (lange vorher) in Infrastruktur und zusätzliche Mitarbeitende investieren zu müssen. Diese Unternehmen haben also Skalierung wirklich verstanden!

«Ist Skalierung einfach ein anderes Wort für Digitalisierung? Ist nicht eigentlich beides einfach Automatisierung? Alter Wein in neuen Schläuchen?»

Warum Skalierung

«Die grossen Produktivitäts-Steigerungen in der Industrie sind nur zu 20% das Ergebnis von Automatisierung. 80% davon resultieren aus den vorgelagerten Schritten vereinfachen + standardisieren!»

Das lässt sich gut am Beispiel der Business-Modelle der neuen Tech-Riesen erklären, wie AirBnB, Amazon, Apple, Facebook, Google, UBER, …

All diese Firmen sind so aufgestellt, dass sie einen massiven Kundenzuwachs bewältigen können, ohne gleichzeitig und in gleichem Masse in Ressourcen investieren zu müssen. Jede dieser Firmen kann locker 10’000 – 100’000 zusätzliche Kunden bedienen, ohne einen einzigen zusätzlichen Mitarbeiter, neue Ladengeschäfte oder auch Computer anschaffen zu müssen.

Skalierung bedeutet also: der Umsatz steigt, die Kosten bleiben praktisch gleich.

Nun werden Sie mit recht einwenden, dass sich Ihr Handwerksbetrieb oder Ihre Physio-Praxis nicht mit Amazon & Co. vergleichen lässt. Doch da kann ich Ihnen leider nur teilweise recht geben.

Wir alle erleben täglich die überbordende Bürokratie und Papierflut – auch wenn heute die Papiere in elektronischer Form daherkommen. Der überwiegende Teil dieser Papierflut wird vom Auftragsvolumen beeinflusst. Je mehr Kundenanfragen, desto mehr Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, etc.

Skalierung ist Organisation oder wenn Sie es lieber Neu-Deutsch haben: «Economies of Scale». Durch den technologischen Fortschritt sind viele Dinge möglich geworden, die noch vor wenigen Jahren undenkbar waren. Und diese Technologie ist heute sogar für Kleinstbetriebe erschwinglich.

Erinnern Sie sich an meine Frage in Teil 1?

«Könnten Sie heute 50% mehr Kundenanfragen bewältigen, ohne zusätzliches Personal im Büro? Wie sieht es aus mit 200% mehr Kundenanfragen?»

Damit wir uns richtig verstehen: Wir reden nicht von Mitarbeitern und Maschinen in der Produktion. Da ist es klar, dass diese mit der Auslastung bald an die Grenzen kommen. Wir reden von Mitarbeitenden im Büro.

Hierzu auch noch einmal eine Wiederholung aus Teil 1:

Wenn Sie für 50% mehr Aufträge eine zusätzliche Bürokraft einstellen müssen, ist ein Teil des Ertrages dieser Kunden gleich wieder weg. Wenn Sie für 200% mehr Aufträge drei zusätzliche Bürokräfte benötigen, brauchen Sie vermutlich bereits ein grösseres Büro, was mit weiteren Kosten verbunden ist.

«Skalierung (Economies of Scale) bedeutet, den linearen Anstieg der Kosten einzudämmen. Das bedeutet: Ihre Marge steigt!»

Skalierung im KMU

«Die Basis jeglicher Skalierung ist Organisation (vereinfachen – standardisieren – automatisieren)!»

An dieser Stelle noch einmal die wichtigsten Punkte aus Teil 1 zum Thema Organisation:

Als KMU müssen wir uns nicht nur um unser Fachgebiet kümmern und dafür sorgen, dass wir da am Ball bleiben. Mindestens ebenso wichtig sind heute Organisation + Marketing. Gerade weil Sie als ambitionierte Unternehmer sich voll + ständig auf Ihre Kunden, Stärken und Talente konzentrieren wollen.

Als Unternehmer sollten Sie nicht mehr im, sondern am Unternehmen arbeiten – also den Schritt vom Selbständigen zum Unternehmer machen.

«Als wachstums-ambitionierter Unternehmer ist Ihnen die Wichtigkeit von Unternehmensentwicklung bekannt. Die steigende Komplexität verlangt nach Experten, die Sie mit Erfahrung und Fachkompetenz bei der digitalen Transformation Ihrer Abläufe unterstützen.»

Wie geht Skalierung im KMU

«Organisation schafft gesundes und profitables Wachstum. Skalierung ist der iterative Prozess von vereinfachen – standardisieren – automatisieren!»

Es geht also bei der Skalierung um die Perfektion Ihres Unternehmens als System. In einem iterativen Prozess stellen Sie sich immer wieder die Fragen:

  1. «Was muss noch vereinfacht + standardisiert werden, um weiter automatisieren zu können?»
  2. «Wie lässt sich die Automatisierung noch effektiver gestalten?»
  3. «Welche (neuen) Technologien + Tools können für die (weitere) Automatisierung noch genutzt werden?»

Wir arbeiten hier vor allem mit dem Prinzip «Pareto-Radikal»: Mit weniger als 1% Einsatz über 50% der Ergebnisse erreichen.

Der Selbständige arbeitet meist selbst + ständig, ist sein eigener bester Mitarbeiter, macht alles selber (nicht selten auch das, was er nicht so gut kann) und hat oft keine Zeit, sich Unterstützung zu holen und auch keine Zeit für die Suche und Einführung von zusätzlichen Mitarbeitern.

Der Unternehmer hingegen ist Manager von Ressourcen. Er sorgt dafür, dass Kunden, Mitarbeiter, Maschinen, Geld, etc. stets in genügendem Masse und am richtigen Ort vorhanden sind. Ein guter Unternehmer geht mit seiner Zeit effektiv um, indem er sie dort einsetzt, wo sie den grössten Nutzen bringt. Nach dem Pareto Prinzip zu arbeiten bedeutet, Systeme bauen, die dafür sorgen, dass der Betrieb unabhängig von einzelnen Personen funktioniert.

Wie oft beschäftigen Sie sich mit Dingen ausserhalb des Pareto-Prinzips – mit Dingen, die andere besser, schneller und meist auch noch günstiger erledigen könnten? Diese Frage wird in einer immer komplexer werdenden Welt zum Hebel, der darüber entscheiden kann, ob Ihr Unternehmen auch in Zukunft noch Gewinn erwirtschaftet.

Was bringt Skalierung

«Organisation definiert Rollen, Regeln, Prozesse, Werte, Zusammenarbeit, etc. – ist also sozusagen der Motor und das Fundament für Skalierung!»

Das Ziel von Skalierung auf den Punkt gebracht:

«Mit weniger als 1% Einsatz über 50% der Ergebnisse erreichen?»

Um deutlich zu machen, was das bedeutet, möchte ich Ihnen eine Frage stellen:

«Wenn Sie jetzt sofort für einen Monat in Urlaub fahren. Würde Ihr Unternehmen weiter funktionieren? Würden Ihre Kunden zufrieden gestellt, Angebote erstellt, Kundenaufträge ausgeführt, Rechnungen geschrieben, etc.?»

Ja? – Dann gratuliere ich Ihnen herzlich!

Wenn nein, kann ich Sie beruhigen, denn Sie sind in guter Gesellschaft!

Um das noch deutlicher zu machen:

«Wenn während Ihrer Abwesenheit Ihr Unternehmen nicht genau gleich weiter läuft, haben Sie kein Unternehmen, sondern Sie sind das Unternehmen! Und wenn Sie das Unternehmen sind, kann es auch keine Unternehmens-Nachfolge geben – weder in der Familie noch durch Verkauf. Und – wie wenn das nicht schon genug wäre – Sie werden es auch immer schwerer haben, zu wachsen. Und Sie werden auch Mühe haben, passende Mitarbeiter zu finden und zu halten.»

Als Experte der sich seit über 35 Jahren mit Unternehmensentwicklung beschäftigt, weiss ich eines mit Sicherheit:

«Weder Organisation noch Skalierung sind Selbstzweck!»

Vielmehr sorgen sie dafür, dass jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin genau seine Aufgaben, Zuständigkeiten und Verantwortung kennt. Das Unternehmen wird durch Organisation zu einem System mit strukturiert arbeitenden Mitarbeitenden. Eine unstrukturiert arbeitende Gruppe von Mitarbeitenden wäre eine Bande – und Banden sind destruktiv. Ich nenne es die «Organisation auf Zuruf» – wenn keiner ruft, arbeitet keiner.

«Wer lauter schreit, wird vielleicht eher gehört – hat aber nicht unbedingt recht!»

Organisation + Skalierung haben vier wichtige und gewünschte Nebenwirkungen:

  1. die Regeln des Systems – und nicht Sie als Chef – kontrollieren die Mitarbeiter
  2. das Unternehmen wird also sozusagen unabhängig von einzelnen Personen
  3. qualifizierte Mitarbeiter erkennen die Freiräume
  4. weniger qualifizierte Mitarbeiter kennen die Grenzen.

Organisation definiert Rollen, Regeln, Abläufe, Werte, Zusammenarbeit, etc. – macht also sozusagen ein Unternehmen aus!

«Skalierung nutzt diese Klarheit in der Organisation zu nachhaltigem Wachstum!»

Veranschaulichung an einem Praxis-Beispiel

Nehmen wir an, Sie haben eine neue Mitarbeiterin eingestellt. Diese soll nun eingeführt werden…

Variante 1:

Sie zeigen ihr wie alles geht und sie schaut Ihnen über die Schulter.

Das ist für Sie ein grosser Aufwand. Die Lernkurve für die Mitarbeiterin ist eher flach, d.h. die Einarbeitung dauert eher lange.

Variante 2:

Sie lassen die Mitarbeiterin machen und Sie schauen ihr über die Schulter.

Das ist für Sie ein etwas kleinerer Aufwand, weil Sie weniger vorzubereiten brauchen und vielleicht auch nicht ständig zuschauen müssen. Die Lernkurve für die Mitarbeiterin ist steil (der Mensch lernt bekanntlich durch eigene Fehler am schnellsten). Die Einarbeitungszeit ist kürzer und die Motivation der Mitarbeiterin dürfte deutlich höher sein. Nicht zuletzt können Sie als Chef vielleicht sogar noch lernen, wie man Dinge auch anders anpacken könnte.

Unter dem Aspekt der Skalierung betrachtet, lässt sich Variante 1 nur schwer duplizieren. Mit Variante 2 hingegen könnten Sie mit etwas Übung auch drei Mitarbeiter gleichzeitig einführen, ohne viel mehr Ihrer eigenen Zeit zu investieren.

Jetzt stellen Sie sich vor, Sie würden die grössten Fehler von neuen Mitarbeitenden in einem Handbuch oder einem Video festhalten. Das würde die Einarbeitung noch einmal massiv optimieren – sprich den Einsatz Ihrer eigenen Zeit reduzieren.

Es ist schon klar, dass dieses Beispiel nicht überall passt. Es geht dabei in erster Linie darum, auch mal anders zu denken und die Dinge mal von einer anderen Perspektive zu betrachten.

«Skalierung schafft Klarheit und schafft das Fundament für Eigenverantwortung und Motivation!»

Aus- und Rückblick

Dies ist der 2. Teil meiner Serie zum Thema «Organisation + Skalierung im KMU».

Der 1. Teil behandelte das Thema «Organisation im KMU».

Der 3. Teil wird Ihnen das «Paradoxon der Digitalen Transformation» aufzeigen.

Der 4. Teil wird konkrete «Handlungsfelder im KMU» beleuchten.

Der 5. Teil widmet sich dem Thema «Unternehmenskultur im KMU».

Der 6. Teil widmet sich dem Thema «Online-Marketing im KMU».

Und vielleicht gibt’s noch mehr…


«HANDWERK 5.0» ― Der Weg zu profitablem Wachstum mit einem Betrieb der auch ohne Sie läuft!

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Markus Grubenmann

Experte für Organisations-Management und Strategie-Berater EKS® unterstützt KMU auf dem Weg in die Digitale Welt, damit mehr Erfolg zur Folge wird!

«Software ohne das Fundament von Organisation (vereinfachen + standardisieren) ist wirkungslos! Digitalisierung beginnt mit den idealen Abläufen aus der Sicht des Kunden — nicht mit der Automation von Leerläufen.»


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