Effizienz ist gut – Effektivität gewinnt

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Effizienz ist gut – Effektivität gewinnt  |  Warum Software meist nicht die erhoffte Entlastung bringt

Warum «Digitalisierung» nicht der heilige Gral ist?

Unter Digitalisierung mag man alles verstehen, nur Digitalisierung ist es eher nicht. Digitalisierung hat vor Jahrzehnten mit der Lochkarte angefangen und findet Ende 2017 mit der Abschaffung des analogen Radios und der analogen Telefonie grösstenteils ein zumindest vorläufiges Ende. Was mit Digitalisierung gemeint ist, ist ebenfalls nichts wirklich Neues. Man könnte es Evolution nennen oder für die Wirtschaft würde es der Begriff Unternehmens-Entwicklung beschreiben.

Digitalisierung ist eine der grössten Herausforderungen und gleichzeitig die grösste Chance für KMU – vor allem für Kleinunternehmen. Digitalisierung ist weit mehr als die Weiterentwicklung der Informatik und der Präsenz im Internet. Es ist auch nicht «nur» der Auf- oder Ausbau von Online-Marketing und die Nutzung von Social Media Kanälen.

Ob wir es EDV, Organisation, Arbeit 4.0 oder Digitalisierung nennen:
Immer geht es darum, Unternehmen und Organisationen zu vereinfachen, zu standardisieren, zu automatisieren um sie effektiver zu machen.

Gerade kleinere Unternehmen haben den Vorteil, dass sie flexibler sind, übersichtlichere Strukturen haben und dadurch neue Möglichkeiten deutlich schneller adaptieren können. Heute nennt man das Agilität.

Agilität – also die Geschwindigkeit der Unternehmensentwicklung – ist und wird immer mehr zur absoluten Kernkompetenz jeder Organisation!

Unternehmen fehlt es heute mehr an Zeit als an Geld – mehr an Umsetzung als an Ideen!

Warum «Digitalisierung» nicht nur mit Software + Tools zu tun hat?

Das Fundament für die Digitalisierung ist nicht Software, sondern Organisation! Organisation ist die Basis für den Erfolg der digitalen Transformation!

Wir leben heute in einer komplexen Welt, die ohne Software überhaupt nicht mehr funktionieren würde. Vieles gab es vor wenigen Jahren überhaupt noch nicht. Beispiele dafür sind Lift-Steuerungen, das Motormanagement von Autos, Programme von Waschmaschine und Geschirrspüler, Lüftungsanlagen, etc.

Und doch ist Digitalisierung nicht einfach nur «EDV 4.0». Es geht nicht nur um Automatisierung und schon gar nicht nur um Software und Tools.

Wir kennen es alle aus eigener Erfahrung:

Auch die besten Tools nützen wenig, wenn sie falsch eingesetzt oder schlecht aufeinander abgestimmt sind – oder auch beides! Im Gegenteil, es entsteht…

  • mehr statt weniger Arbeit
  • mehr Chaos statt mehr Übersicht

mehr Frust statt bessere Ergebnisse

Warum Organisation wichtiger ist als Software?

Nehmen wir das Beispiel Administration – also die Arbeit in Büro und Verwaltung:

Die Produktivität in der Industrie hat sich in den letzten 30 Jahren rund verdreifacht. Die Produktivität in der Administration hingegen blieb in dieser Zeit beinahe unverändert. Gerade in Kleinunternehmen nimmt die Bürokratie und damit der unproduktive Zeitaufwand unverhältnismässig stark zu.

Administration – also die Abläufe im Büro – sind in Kleinbetrieben praktisch gleich. Mengen, Häufigkeiten und vor allem die Inhalte sind natürlich in verschiedenen Branchen stark unterschiedlich; die Prozesse, Prinzipien und Systeme sind hingegen weitgehend identisch.

Wenn die Abläufe und Tätigkeiten im Büro immer gleich sind, ist es auch sinnvoll, sie immer gleich abzuwickeln. Und wenn die Tätigkeiten immer gleich abgewickelt werden, können diese Tätigkeiten und Abläufe auch standardisiert beschrieben werden. Viele Fehler, Rückfragen und unnötige Umwege können dadurch vermieden werden. Das schafft Zeit, Transparenz und Professionalität! Noch dazu wird die Einführung von neuen Mitarbeitenden stark vereinfacht.

Dieser Schritt der Optimierung hat nur wenig mit Software und Tools zu tun!

Wie geht denn nun digitale Transformation?

Wie wär’s mit einem Rezept – einer Schritt für Schritt Anleitung, mit der Sie sicher und schnell den Weg in die digitale Zukunft finden und gehen?

Die digitale Transformation ist ein Veränderungsprozess. Die Organisation soll in kleinen, für Alle verdaulichen Schritten angepasst werden.

Dabei geht es nicht in erster Linie darum, die Software und deren Möglichkeiten kennen zu lernen, sondern darum, die Abläufe im Unternehmen so anzupassen, dass die Software den maximalen Nutzen generieren – also maximal unterstützen kann. Schritt für Schritt in die digitale Welt!

Wenn wir ein neues Auto mit vielen Assistenz-Systemen fahren, sollten wir auch unseren Fahrstil etwas anpassen, damit die Systeme den maximalen Nutzen entfalten können. Ein ABS kann nur optimal eingreifen, wenn voll gebremst wird. Ein Abstands-Tempomat bietet nur dann zusätzliche Sicherheit, wenn wir das System auch arbeiten lassen.

Vor der Evaluation und Einführung von Software und Tools kommt also die Unternehmens-Entwicklung. Es gilt, die Organisation zu vereinfachen, zu standardisieren, zu automatisieren um sie effektiver zu machen. Erst dann kommt die Software und macht das Ganze noch effizienter.

Durch den Einsatz von integrierten Systemen mit standardisierten und automatisierten Schnittstellen kann nicht nur Zeit eingespart, sondern durch den Wegfall von Doppelerfassungen werden auch zahlreiche Fehlerquellen eliminiert. Wenn wir einen Ablauf zuerst um drei Schritte reduzieren und erst dann automatisieren, wird er nicht nur schneller, sondern wir reduzieren Komplexität und Risiken.

Dies ist der Kern der Digitalisierung – ganze Wertschöpfungsketten neu denken und zwar vor dem Hintergrund der heutigen Möglichkeiten der Technik.

Warum im Kleinunternehmen?

Heute stehen auch für Kleinunternehmen integrierte Systeme und Tools zur Verfügung, die es noch vor wenigen Jahren nicht gab oder nicht finanzierbar waren.

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Wir nehmen Sie mit auf eine Reise in die Unternehmens-Entwicklung – eine absolut zwingende Kernkompetenz in jedem Unternehmen bzw. jedes Unternehmers.

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Freundliche Grüsse
Markus Grubenmann

Markus Grubenmann   |   Ihr Coach für die Entwicklung Ihres Unternehmens

Experte in Organisationsmanagement mit eidg. Diplom
Strategie-Berater EKS® – Die Strategie
Systemischer Coach & Trainer
Wirtschaftsinformatiker
über 35 Jahre Erfahrung in Organisationsentwicklung, Administration & Informatik

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