In 72 Stunden zum digitalen KMU

72 Stunden – sind eine Ewigkeit, wenn man es mit den Versprechen der Software-Anbieter vergleicht. Dort geht es angeblich in wenigen Minuten und mit wenigen Klicks. Und schon ist das Erstellen von Angeboten, Rechnungen, etc. ein Kinderspiel und künftig mit nur einem Klick erledigt.

72 Stunden – sind auch sehr viel Zeit, wenn man unter Digitalisierung nur die Umstellung des Versands von Angeboten, Rechnungen, etc. als eMail und deren Ablage als PDF versteht.

72 Stunden – sind extrem sportlich, wenn man sich die vielen Digitalisierungs-Projekte vor Augen führt, die nach über 24 Monaten harter Arbeit, viel Stress, frustrierten Mitarbeitern und massiven Kostenüberschreitungen noch immer nicht das anfangs versprochene Ergebnis liefern.

Wir beginnen immer mit der idealen Zukunft – statt mit der Analyse der Vergangenheit!

Was verstehen wir unter einem digitalen KMU?

Ein digitales KMU ist eine Organisation (Betrieb), die durch Organisation (Strukturen, Aufgaben, Abläufe) dafür sorgt, dass durchschnittliche Menschen überdurchschnittliche Leistungen erbringen können. Es ist eine Organisation (Unternehmen), die unabhängig von einzelnen Personen gleichbleibende Ergebnisse produziert. Digital bedeutet auch, dass sowohl die Kundengewinnung als auch die Auftragsabwicklung in höchstmöglichem Ausmass digitalisiert und automatisiert – also skalierbar sind. Skalierbar bedeutet, dass der Umsatz schneller wächst als die Kosten. Mehr Erfolg wird zur Folge!

Warum in 72 Stunden?

Dafür gibt es zwei Gründe. Zum einen ist da die 72-Stunden-Regel. Diese Regel besagt, dass Projekte, die innerhalb von 72 Stunden gestartet werden, eine 95% höhere Erfolgsquote haben als andere. Und zum anderen ist da die 80:20-Regel. Diese Regel besagt, dass wir mit nur 20% des Aufwandes 80% der Ergebnisse erzielen. Wendet man die 80:20-Regel auf diese 20% erneut an und das Ganze dann noch einmal, so kommt man zum Schluss auf weniger als 1% an Aufwand, der für über 50% der Ergebnisse sorgt. Wir haben uns deshalb gefragt, welches die Aktivitäten sind, die in kürzester Zeit umzusetzen sind und gleichzeitig den grössten Nutzen bringen.

Wir wollen in 72 Stunden erste konkrete Erleichterungen umgesetzt bekommen, damit wir die betroffenen Mitarbeiter als Beteiligte mit an Bord haben.

Wie geht Digitalisierung konkret?

Nach über 40 Jahren Erfahrung habe ich 5 entscheidende Erkenntnisse immer besser verstanden:

1. Software ist nichts anderes als ein Werkzeug. Man kann es sich als ein Fliessband vorstellen, das Informationen transportiert.
2. Das Werkzeug bzw. das Fliessband allein bringt nur eine bescheidene Steigerung der Produktivität.
3. Der grösste Teil der Produktivitäts-Steigerung entsteht durch vereinfachen + standardisieren. Das wiederum hat nichts mit Technologie oder Software zu tun – es ist Organisation + Projekt-Management.
4. Ohne das Fundament von vereinfachen + standardisieren ist jede Software nahezu wirkungslos.
5. Dieses Fundament (Best Practice Process) ist es auch, auf dem jede Software entwickelt wurde.

Daraus wiederum lassen sich 2 Konsequenzen ableiten:

1. Software allein kann im besten Fall Abläufe automatisieren. Aus einem komplizierten Ablauf wird ein automatisierter komplizierter Ablauf. Im schlimmsten Fall wird er durch die Automatisierung sogar noch komplizierter.
2. Wir müssen uns von einem hartnäckigen Irrglauben verabschieden – dem leider von vielen Beratern immer noch verkündeten Irrglauben, dass sich Software dem Betrieb anpassen muss!

Wie geht Digitalisierung richtig – und wie in 72 Stunden?

Wenn Software auf dem Fundament eines «Best Practice Process» entwickelt wurde, kann Digitalisierung nicht mit einem klassischen Pflichtenheft starten.

Die meisten Pflichtenhefte, die ich sehe, sind voll mit Banalitäten, die heute selbstverständlich sind. Andererseits fehlen meist entscheidende Dinge, wie z.B. die Beschreibung der Wertschöpfungskette mit den einzelnen Schritten und deren Reihenfolge.

Wir beginnen deshalb immer mit der Zukunft – dem idealen Prozess aus der Sicht des Kunden – statt mit der Analyse der Vergangenheit. Folgendes Vorgehen hat sich in der Praxis bewährt:

1. «Best Practice Process» studieren und als Blaupause für das künftige «digitale KMU» verstehen lernen.
2. Die eigenen Abläufe mit dem «Best Practice Process» vergleichen.
3. Abweichungen ermitteln und diese so weit wie möglich an den «Best Practice Process» angleichen.
4. Kunden-Segmente bilden (Kunden mit gleichen Anforderungen).
5. Angebot standardisieren / Angebots-Pakete für Kunden-Segmente bilden
6. Checklisten + Vorlagen für Angebot / Angebots-Pakete erstellen
7. Einbezug + Instruktion der Mitarbeiter (spätestens hier müssen Betroffene zu Beteiligten gemach werden)
8. Installation + Parametrierung der Software
9. Datenübernahme + Go Live

Für die einzelnen Schritte veranschlagen wir jeweils rund einen Arbeitstag. In Summe resultieren daraus die 72 Stunden (9 Schritte x 8 h).

Zeit nachzudenken!

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Markus Grubenmann

«Ich brenne für Organisation und bin Experte für Unternehmensentwicklung (vereinfachen — standardisieren — digitalisieren — automatisieren — skalieren). Organisation ist das Fundament von Erfolg und der einfachste + schnellste Weg zu mehr Zeit — weniger Stress — mehr Klarheit — besserer Zusammenarbeit. Mehr Gewinn ist die Folge!»

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