Leiden Sie auch an Tool-Infarkt?

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Leiden Sie auch an Tool-Infarkt?  |  Warum Tools nie die erhoffte Entlastung bringen

Warum «Tools» nicht die Lösung sind

Gerade Kleinunternehmen beklagen sich zunehmend, dass alles immer komplizierter statt einfacher wird. Trotz unmengen von Tools wird vor allem die Büroarbeit einfach nicht weniger und die Zeit dafür immer mehr.

Wir kennen es alle aus eigener Erfahrung:

Auch die besten Tools nützen wenig, wenn sie falsch eingesetzt oder schlecht aufeinander abgestimmt sind – oder auch beides! Im Gegenteil, es entsteht…

  • mehr Chaos statt mehr Übersicht
  • mehr statt weniger Arbeit
  • deutlich weniger Nutzen als anfänglich erhofft
  • mehr Frust statt bessere Ergebnisse

Es ist wie mit einem schnellen Auto. Wenn Sie nicht wissen, wohin Sie wollen, wird Sie auch das schnellste Auto nicht ans Ziel bringen. Auch das beste Navigationssystem kann für Sie dieses Problem nicht lösen.

Immer geht es darum, Unternehmen und Organisationen zu vereinfachen, zu standardisieren, zu automatisieren um sie effektiver zu machen. Dabei ist die Reihenfolge entscheidend und Tools können meist nur bei der Automatisierung unterstützen.

Unternehmen fehlt es heute mehr an Organisation als an Automatisierung!

Warum «Tools» nicht «Organisation» ersetzen können

Das Fundament für Effektivität ist nicht Software, sondern Organisation! Organisation ist die Basis für den Erfolg — auch oder vielmehr erst recht im Zeitalter der Digitalisierung!

Wir leben heute in einer komplexen Welt, die ohne Software überhaupt nicht mehr funktionieren würde. Vieles gab es vor wenigen Jahren überhaupt noch nicht. Beispiele dafür sind Lift-Steuerungen, das Motormanagement von Autos, Programme von Waschmaschine und Geschirrspüler, Lüftungsanlagen, etc.

Und doch ist Organisation nicht einfach durch «Tools» zu ersetzen. Es geht nicht (nur) um Automatisierung, sondern zuerst um Vereinfachung, dann um Standardisierung und erst zum Schluss um Automatisierung, also um Software und Tools.

Warum «Organisation» wichtiger ist als alles andere

Nehmen wir die Arbeit in Büro und Verwaltung:

Die Produktivität in der Industrie hat sich in den letzten 30 Jahren rund verdreifacht. Die Produktivität in der Administration hingegen blieb in dieser Zeit beinahe unverändert. Gerade in Kleinunternehmen nimmt die Bürokratie und damit der unproduktive Zeitaufwand unverhältnismässig stark zu.

Administration – also die Abläufe im Büro – sind in Kleinbetrieben praktisch gleich. Mengen, Häufigkeiten und vor allem die Inhalte sind natürlich in verschiedenen Branchen stark unterschiedlich; die Prozesse, Prinzipien und Systeme sind hingegen weitgehend identisch.

Wenn die Abläufe und Tätigkeiten im Büro immer gleich sind, ist es auch sinnvoll, sie immer gleich abzuwickeln. Und wenn die Tätigkeiten immer gleich abgewickelt werden, können diese Tätigkeiten und Abläufe auch standardisiert beschrieben werden. Viele Fehler, Rückfragen und unnötige Umwege können dadurch vermieden werden. Das schafft Zeit, Transparenz und Professionalität! Noch dazu wird die Einführung von neuen Mitarbeitenden stark vereinfacht.

Diese Schritte der Vereinfachung + Standardisierung haben wenig mit Software und Tools zu tun!

Wie geht denn nun «effizientes Arbeiten»?

Wie wär’s mit einem Rezept – einer Schritt für Schritt Anleitung, mit der Sie sicher und schnell den Weg in effiziente Büroarbeit finden und gehen?

Die Organisation soll in kleinen, für Alle verdaulichen Schritten angepasst werden. Dabei geht es zuerst darum, die Abläufe im Büro einfach und transparent wie möglich zu gestalten. Dann folgt die Standardisierung – also möglichst schlanke Prozesse mit maximaler Flexibilität aber minimaler Varianz (d.h. möglichst wenig Ausnahmen und Spazialfälle).

Vor der Evaluation und Einführung von Software und Tools kommt also die Unternehmens-Entwicklung. Es gilt, die Organisation zu vereinfachen, zu standardisieren, zu automatisieren um sie effektiver zu machen. Erst dann kommt die Software und macht das Ganze noch effizienter.

Durch den Einsatz von integrierten Systemen mit standardisierten und automatisierten Schnittstellen kann dann zusätzlich Zeit eingespart und durch den Wegfall von Doppelerfassungen auch zahlreiche Fehlerquellen eliminiert werden. Wenn wir einen Ablauf zuerst um drei Schritte reduzieren und erst dann automatisieren, wird er nicht nur schneller, sondern wir reduzieren Komplexität und Risiken. Gleichzeitig erhöhen wir die Transparenz.

Dies ist der Kern der Chance von «Digitalisierung» – ganze Wertschöpfungsketten neu denken und zwar vor dem Hintergrund der heutigen Möglichkeiten der Technik.

Warum im Kleinunternehmen?

Administration – also die Abläufe im Büro – sind in Kleinbetrieben praktisch gleich. Mengen, Häufigkeiten und vor allem die Inhalte sind natürlich in verschiedenen Branchen stark unterschiedlich; die Prozesse, Prinzipien und Systeme sind hingegen weitgehend identisch.

Mit der «ErfolgsWerkstatt für Kleinunternehmen» haben wir ein standardisiertes und durchgängiges Organisations-System für Kleinunternehmen entwickelt. Schritt für Schritt führen wir das bei Ihnen ein — sozusagen Organisation aus der Steckdose. Sie kümmern sich um Ihre Kunden — wir kümmern uns um die Organisation!

Heute stehen auch für Kleinunternehmen integrierte Systeme und Tools zur Verfügung, die es noch vor wenigen Jahren nicht gab oder nicht finanzierbar waren. Nutzen Sie die Chance!

Wie weiter?

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Wir nehmen Sie mit auf eine Reise in die Unternehmens-Entwicklung – eine absolut zwingende Kernkompetenz in jedem Unternehmen bzw. jedes Unternehmers.

 

Wir helfen Unternehmen und Organisationen zu vereinfachen, zu standardisieren, zu automatisieren um sie effektiver zu machen.

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Freundliche Grüsse
Markus Grubenmann

Markus Grubenmann   |   Ihr Coach für schlanke Büroarbeit

Experte in Organisationsmanagement mit eidg. Diplom
Strategie-Berater EKS® – Die Strategie
Systemischer Coach & Trainer
Wirtschaftsinformatiker
über 35 Jahre Erfahrung in Organisationsentwicklung, Administration & Informatik

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