Organisation 5.0

Innoscope ag

Organisation 5.0  |  wie die Digitalisierung alles verändern wird

Warum «Organisation»?

Zunächst möchte ich erklären, was ich unter «Organisation» verstehe und warum ich es für wichtig halte. Wenn ich früher gesagt habe, ich sei Organisator, kam fast immer die Frage: „Dann kannst du also Partys organisieren?“.

Lassen Sie mich das Thema «Organisation» am Beispiel einer Familie erklären:

Nehmen wir an, zwei Menschen kommen zusammen – unorganisiert. Sie verbringen Zeit miteinander und eines Tages kündigt sich Nachwuchs an. Bis hierher spielte «Organisation» eine eher untergeordnete Rolle. Dies ändert sich nun. Ab jetzt ist es nicht mehr getan mit dem Gedanken „Wir schaffen das!“. Es sind konkrete Handlungen erforderlich, damit kein Chaos oder Schlimmeres entsteht. Es sind aber nicht nur Handlungen, sondern auch Absprachen nötig. Wer macht was bis wann? Das ist Organisation!

Genau so verhält es sich in jedem Unternehmen. Solange Sie als Unternehmer alleine oder mit einem Partner funktionieren, ist wenig Organisation und auch wenig Absprache nötig. «Organisation auf Zuruf» funktioniert hier — und gar nicht mal so schlecht. Sobald das Unternehmen wächst, sei es durch zusätzliche Mitarbeitende oder durch zusätzliche Produkte/Dienstleistungen, wird auch hier «Organisation» zu einem wichtigen Erfolgsfaktor.

Sowohl in der Familie als auch im Unternehmen kommen zur «Organisation» zunehmend die «Kommunikation» dazu. Bei der Kommunikation geht es um eine zweite Frage. Wenn bei der «Organisation» die primäre Frage lautet: „Wer macht was bis wann?“, so geht es bei der «Kommunikation» zusätzlich um die Frage: „Welche Information ist nötig, um diese Arbeit bestmöglich erledigen zu können?“.

Weil sich die Bereiche «Organisation» und «Kommunikation» gar nicht so leicht trennen lassen, packe ich die immer mit in «Organisation». Zumal die «Kommunikation» auch organisiert werden muss oder zumindest organisiert werden kann bzw. durch «Organisation» deutlich verbessert werden kann.

Warum «Organisation 5.0»?

Ja, warum «5.0», wenn doch heute alles «4.0» genannt wird? Ganz einfach: «4.0» ist schon da, auch wenn es an sehr vielen Orten noch nicht wirklich implementiert ist. «Organisation 4.0» sind für mich die Ansätze von Scrum, agiles Projektmanagement, lernende Organisation, Abbau von Hierarchien (Holocracy), etc.

Ich betrachte die Entwicklungen und frage mich: „Was kommt danach? Wohin geht die Reise?“ bzw. „Wie sollten wir uns organisieren, um die Chancen von morgen optimal zu nutzen?“

Bei dieser Betrachtung ist mir klar, dass die Chancen der Zukunft in der intelligenten Vernetzung von Technologien und Disziplinen liegt. Ich bin überzeugt, dass es für diese intelligente Vernetzung auch in Zukunft Menschen braucht. Künstliche Intelligenz wird zwar immer besser und vor allem schneller werden, wird jedoch tendenziell immer aus der „Erfahrung“ auf die Zukunft schliessen. In naher Zukunft wird nur der Mensch in der Lage sein, Schlüsse zu ziehen, wenn sich etwas unerwartet entwickelt. Klar wird er dabei von «KI» unterstützt werden.

Was bedeutet «Organisation 5.0» für KMU?

In erster Linie bedeutet das, dass es noch mehr Themen gibt, mit dem sich die Unternehmer beschäftigen müssen. Da all diese Themen eine gegenseitige Abhängigkeit haben, wird die Komplexität massiv steigen. Und wegen dieser Abhängigkeit ist es auch nur mehr bedingt möglich, die Themen hintereinander zu bearbeiten. Der Unternehmer muss sich also um Alles gleichzeitig kümmern: Kunden, Mitarbeitende, Marketing, Technologie, Informatik, Organisation, Verwaltung, Innovation, Zukunft, Finanzen, Compliance, Image, etc.

Unternehmen fehlt es heute mehr an Organisation als an Ideen zur Automatisierung!

Warum «Tools» nicht «Organisation» ersetzen können

Das Fundament für Effektivität ist nicht Software, sondern Organisation! Organisation ist die Basis für den Erfolg — auch oder vielmehr erst recht im Zeitalter der Digitalisierung!

Wir leben heute in einer komplexen Welt, die ohne Software überhaupt nicht mehr funktionieren würde. Vieles gab es vor wenigen Jahren überhaupt noch nicht. Beispiele dafür sind Lift-Steuerungen, das Motormanagement von Autos, Programme von Waschmaschine und Geschirrspüler, Lüftungsanlagen, etc.

Und doch ist «Organisation» nicht einfach durch «Tools» zu ersetzen. Es geht nicht (nur) um Automatisierung, sondern zuerst um Vereinfachung, dann um Standardisierung und erst zum Schluss um Automatisierung, also um Software und Tools.

Warum «Organisation 5.0» im KMU wichtig und einfach zugleich ist

Administration – also die Abläufe im Büro – sind in Kleinbetrieben praktisch gleich. Mengen, Häufigkeiten und vor allem die Inhalte sind natürlich in verschiedenen Branchen stark unterschiedlich; die Prozesse, Prinzipien und Systeme sind hingegen weitgehend identisch.

Wenn die Abläufe und Tätigkeiten im Büro immer gleich sind, ist es auch sinnvoll, sie immer gleich abzuwickeln. Und wenn die Tätigkeiten immer gleich abgewickelt werden, können diese Tätigkeiten und Abläufe auch standardisiert beschrieben und durch Standard-Tools optimal unterstützt werden. Viele Fehler, Rückfragen und unnötige Umwege können dadurch vermieden werden. Das schafft Zeit, Transparenz und Professionalität! Noch dazu wird die Einführung von neuen Mitarbeitenden stark vereinfacht.

Diese Vereinfachung + Standardisierung hat nicht primär mit Software und Tools zu tun!

Was ist das «Rezept» für «effektives Arbeiten»?

Wie wär’s mit einer Schritt für Schritt Anleitung, mit der Sie sicher und schnell den Weg zur effektiven Organisation + effizienten Büroarbeit finden und gehen?

Dies ist der Kern der «Chance von Digitalisierung» – ganze Wertschöpfungsketten neu denken und zwar vor dem Hintergrund der heutigen Möglichkeiten der Technik.

In meiner über 30-jährigen Erfahrung in Organisationsentwicklung und Change-Management habe ich Muster erkannt, die sich immer wieder gezeigt haben. Die Probleme waren vordergründig unterschiedlichster Natur. Wenn man sich auf die Suche nach den Ursachen macht, tritt eine erstaunlich einfache Struktur zu Tage.

Jedes System und damit auch jede Organisation entwickelt sich entlang von Engpässen. Diese Engpässe und auch die Reihenfolge ihres Auftretens sind erstaunlich ähnlich. Aus dieser Erkenntnis habe ich ein System entwickelt, welches diese Engpässe Schritt für Schritt beseitigt und so ein optimales Wachstum ermöglicht. Das System geht über 10 Level von Level 0 | „Klarheit“ bis zum Level 9 | „Leadership“. Auf jedem Level gibt es 3 Stufen, welche jeweils wieder 3 Schritte umfassen. Das ganze System besteht aus 99 Schritten (10 Level x 3 Stufen x 3 Schritte + 3 Konsolidierungsstufen x 3 Schritte).

Als Ergebnis ist eine komplette «Organisation» installiert, welche sämtliche administrativen Prozesse umfasst. Dieses Organisations-System ist komplett dokumentiert und umfasst Handbücher, Checklisten, Arbeitsanweisungen, Formulare, Empfehlungen und Anleitungen für Tools, etc.

Meine Vision ist es, Kleinunternehmen dabei zu unterstützen, das zu tun, wofür sie angetreten sind. Der Schreiner sollte Holz bearbeiten, der Coach Menschen helfen, der Maler malen, etc. Sie sollten sich um Ihre Kunden kümmern können — wir kümmern uns um die Organisation des Papierkrams.

Warum im Kleinunternehmen?

Ganz einfach: Weil Administration – also die Abläufe im Büro – in Kleinbetrieben praktisch gleich sind. Nur Mengen, Häufigkeiten und Inhalte sind je nach Branche unterschiedlich; die Prozesse, Prinzipien und Systeme sind hingegen gleich.

Mit der «ErfolgsWerkstatt für Kleinunternehmen» haben wir ein standardisiertes und durchgängiges Organisations-System für Kleinunternehmen entwickelt. Schritt für Schritt führen wir das bei Ihnen ein — sozusagen Organisation aus der Steckdose. Sie kümmern sich um Ihre Kunden — wir kümmern uns um die Organisation!

Heute stehen auch für Kleinunternehmen integrierte Systeme und Tools zur Verfügung, die es noch vor wenigen Jahren nicht gab oder nicht finanzierbar waren. Nutzen Sie die Chance!

Wie weiter?

Sie wollen Ihr Unternehmen auf das nächste Level bringen?

JETZT kostenloses «ErfolgsPotenzialGespräch» vereinbaren!

 

Freundliche Grüsse
Markus Grubenmann

Markus Grubenmann   |   Ihr Coach für schlanke Büroarbeit

Experte in Organisationsmanagement mit eidg. Diplom
Strategie-Berater EKS® – Die Strategie
Systemischer Coach & Trainer
Wirtschaftsinformatiker
über 35 Jahre Erfahrung in Organisationsentwicklung, Administration & Informatik

innoscope ag   |   wir vereinfachen Organisation

Wir führen Kleinunternehmen Schritt für Schritt in die Digitale Welt.
Für Sie bedeutet das: weniger Papierkram — mehr Zeit für das Wichtige — tiefere Kosten.
Sparen Sie Zeit und Geld durch Vereinfachung — Standardisierung — Automatisierung!

innoscope ag   |   …damit Erfolg zur Folge wird!

Jetzt hier Termin für ein kostenfreies erstes Erfolgs-Potenzial-Gespräch sichern!

Feedback ist willkommen!