Projektmanagement – so geht’s!

So starten Sie im Business organisiert durch!

Ein gutes Projektmanagement gilt als zunehmender Erfolgsfaktor für die Zukunft und stellt Unternehmen gleichzeitig vor neue Herausforderungen. Die klare Strukturierung von Projekten, Zielen und erforderlichen Massnahmen sowie das Vorbeugen gegen Überlastungen von Mitarbeitern gehört dabei zu den wesentlichen Aufgaben. Diese Tipps helfen Ihnen dabei, die richtige Organisations-Strategie zu finden und Projekte erfolgreich zu meistern.

Die richtige Basis schaffen

In vielen Projekten sind Methoden und Begrifflichkeiten nicht ausreichend bekannt oder werden auf unterschiedliche Art und Weise verwendet bzw. verstanden. So kommt es oft zu Missverständnissen, die durch eine klare und einheitliche Kommunikation hätten verhindert werden können. Umso wichtiger ist es, direkt am Anfang für ein grundlegendes und einheitliches Verständnis für die gewählten Methoden und Begriffe zu sorgen.

Ziele setzen

Immer wieder kommt es in Projekten vor, dass die Beteiligten nur ihren Teil des Projektes kennen, jedoch der Blick für das grosse Ganze fehlt. Deshalb sollten Sie von Beginn an ein transparentes Verständnis für das gemeinsame Ziel schaffen. So haben alle Beteiligten die Chance, mögliche Synergie-Effekte zu erkennen.

Eine detaillierte Planung

Erfolgreiche Projekte basieren stets auf einer konsistenten Planung. Deshalb sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen, um alle Details mit den Beteiligten abzustimmen, das Projekt zu strukturieren und die Abhängigkeiten und gegenseitigen Einflussfaktoren transparent zu machen. So wird Missverständnissen effektiv vorgebeugt.

Fokus auf Teamarbeit

Wenn sich einzelne Teilnehmer mit ihren Aufgaben zurückziehen, kann dies in der Regel ein produktives Arbeiten begünstigen. Andererseits ist dies dem gegenseitigen Austausch nur wenig förderlich. Deshalb lohnt es sich, in Projekten den Fokus auf eine regelmässige Abstimmung und ein gemeinsames Erarbeiten von Lösungen zu legen.

Stakeholder im Blick behalten

Eine mangelhafte Einbindung von Personen, die indirekt am Projekt beteiligt sind, kann zu erheblichen Problemen im Projektverlauf führen. Experten raten deshalb stets dazu, Betroffene zu Beteiligten zu machen und aktiv mit den Stakeholdern zusammenzuarbeiten.

Risiko-Management betreiben

Zahlreiche Erfahrungen zeigen, dass sich eine proaktive Auseinandersetzung mit möglichen Risiken stets lohnt. Auf diese Weise lässt sich die Eintritts-Wahrscheinlichkeit oder auch der Schaden erheblich reduzieren. Wenn Sie mögliche Risiken frühzeitig erkennen und rechtzeitig reaktive Massnahmen planen, lassen sich beispielsweise viele Risiken mit relativ wenig Aufwand stark minimieren.

Die Planung aktuell halten

Im Laufe der Zeit können sich Projekte weiterentwickeln und Rahmenbedingungen können sich ändern. Deshalb sollten Sie regelmässig überprüfen, ob Sie sich noch auf dem richtigen Weg befinden. Das verschafft Ihnen die Chance, das Vorgehen, die Ressourcen-Allokation und die getroffenen Massnahmen bei Bedarf anzupassen.

Aus Fehlern lernen

Ein Rückblick nach Projektabschluss dient dazu, positive und negative Erfahrungen festzuhalten. Diese können und sollen Sie für zukünftige Projekte nutzen.

Markus Grubenmann

«Ich brenne für Organisation und bin Experte für Unternehmensentwicklung (vereinfachen — standardisieren — digitalisieren — automatisieren — skalieren). Organisation ist das Fundament von Erfolg und der einfachste + schnellste Weg zu mehr Zeit — weniger Stress — mehr Klarheit — besserer Zusammenarbeit. Mehr Gewinn ist die Folge!»

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