«98,5% der KMU haben zu wenig Fachwissen im Thema Organisation und Automatisierung im Büro. Das kostet sehr viel Geld!»

Viele Kleinunternehmen fragen uns:

  • «Wie schaffe ich es, mehr Kunden zu gewinnen?»
  • «Wie schaffe ich es, meine Kosten zu reduzieren?»
  • «Warum wird alles immer komplizierter statt einfacher?»
  • «Warum wird die Arbeit im Büro immer mehr statt weniger?»
  • «Warum bringt all diese Software nicht wirklich eine Entlastung?»

Meine Antwort darauf ist ganz einfach:

«Organisation: vereinfachen – standardisieren – automatisieren»

Software vs. Organisation

«Nicht Software, sondern schlanke Organisation bringt den Erfolg!»

Sieht man sich bei Google die Suchanfragen an, so fällt auf, dass etwa 10 x mehr nach Software gesucht wird als nach Organisation.

Viele KMU sind offenbar der Meinung, Software würde den ganzen Papierkram zum verschwinden bringen und das Chaos würde sich durch Software automatisch auflösen. Die Software-Industrie ist daran natürlich nicht ganz unschuldig – die versprechen uns ja genau das.

«Ein komplizierter Ablauf bleibt ein komplizierter Ablauf, auch wenn er automatisiert wird!»

Schauen wir uns doch zuerst einmal das Ziel an, welches wir anstreben:

Egal ob wir es Organisation, Business Process Engineering, Prozess-Optimierung, Change-Management, Digitalisierung, Arbeit 4.0, Digitale Transformation oder XYZ nennen – es geht im Grunde immer darum, mit möglichst wenig Aufwand an Zeit die nötigen Ergebnisse zu erreichen.

«Wir wollen weder Software noch Organisation – wir wollen Ergebnisse!»

Mehr Erfolg = bessere Ergebnisse = Zeit + Geld sparen in drei Schritten:

  • «vereinfachen»
  • «standardisieren»
  • «automatisieren»

Und genau darum geht es in diesem Artikel…

vereinfachen

«Machen wir die Dinge so einfach wie möglich – nicht einfacher!»

Nicht nur Kunden, auch Mitarbeiter lieben Klarheit und hassen Chaos. Sie arbeiten deshalb nicht für die besten Chefs, sondern in Unternehmen mit klaren Zielen, Aufgaben- und Verantwortungsbereichen.

Besonders Kleinunternehmen mühen sich oft mit ineffizienten Prozessen in Büro + Marketing ab. Diese erfüllen nicht die Erwartungen des Unternehmers an Professionalität.

Software + Tools bringen meist nicht die versprochene Erleichterung sondern verstärken die ohnehin steigende Komplexität zusätzlich. Es fehlt an Erfahrung zu den wichtigsten Schritten vereinfachen + standardisieren vor dem Einsatz von Automatisierung.

Beispiele:

  • Kunden (unzählige Kunden-Listen z.B. in Auftragsbearbeitung, Debitoren-Buchhaltung, Telefonliste, eMail-Liste, Geburtstagsliste, Weihnachtskarten-Liste, Kontaktliste im Smartphone, etc.)
  • Produkte / Dienstleistungen (unzählige Angebote in unzähligen Kombinationen und Ausstattungsvarianten)
  • Auftrags-Eingang (unzählige Möglichkeiten wie Telefon, eMail, persönlich, Webseite, etc.)
  • Systeme (unzählige Abwicklungs-Systeme wie Auftragsbearbeitung, Kalkulation, Produktionsplanung, Projektplanung, Buchhaltung, Fakturierung, Zahlungseingangskontrolle, CRM, etc.)

standardisieren

«Gleiche Dinge sollten auch immer gleich getan werden – nur so kann ein gleichbleibendes Ergebnis erzielt werden!»

Ein seit Jahrzehnten verbreiteter Irrtum besteht darin, dass Automatisierung bzw. Software die Einsparung bringt. Das ist falsch!

Automatisierung sorgt „nur“ dafür, dass bei höherer Menge die Kosten und der Zeitaufwand nicht proportional ansteigen. Die hauptsächliche Einsparung wird aber durch Standardisierung erreicht. Nur wenn Dinge immer gleich (standardisiert) ablaufen, lassen sie sich überhaupt automatisieren.

Beispiel:

Um einen Kundenauftrag auszuführen, brauchen Sie bestimmte Angaben, wie z.B. Menge, Farbe, Lieferadresse, etc. Bei einer Produktbestellung scheint das plausibel. In vielen Kleinbetrieben wird nicht erkannt, dass das für jegliche Art von Auftrag gilt. Das führt dann zu Nachfragen, Missverständnissen, unvollständigen Lieferungen, unzufriedenen Kunden, etc. und damit zu hohen zeitlichen Aufwendungen.

Mit einer einfachen Checkliste kann sichergestellt werden, dass immer alle nötigen Angaben (auch vom Lehrling im Büro) abgefragt werden. Dafür braucht es keine Software und die Fachkräfte können massiv entlastet werden!

automatisieren

Jetzt, wo alle Abläufe und Daten vereinfacht und standardisiert sind, lässt sich eine vernünftige Automatisierung in Form von Software einführen.

Und hier lauert ein weiterer Stolperstein in Form eines seit Jahrzehnten verbreiteten Fehlers:

Bei der Einführung von Software in KMU dürfen keine individuellen Anpassungen gemacht werden!

Ich weiss, dass das jetzt einen Aufschrei auslöst. Viele meiner Kollegen – insbesondere diejenigen aus der Software-Industrie – propagieren, wie flexibel und anpassungsfähig ihre Software ist. Und viele Berater erklären, dass sich Software dem Unternehmen anpassen müsse und nicht umgekehrt.

Warum ist das aus meiner Sicht falsch?​

  • ​Software wird immer geschrieben, um Standard-Problemstellungen standardisiert zu automatisieren
  • ​Der Software-Produzent kennt also nicht nur die Problemstellung, sondern auch den optimalen Prozess dazu
  • Dieser optimale Prozess ist optimal in der Software abgebildet
  • Dieser optimale Prozess ist in der Regel aus vielen Jahren Praxis-Erfahrung aus verschiedensten Unternehmen entstanden
  • Als Unternehmen kaufe ich also mit dieser Software nicht nur die Automatisierung, sondern auch den optimalen Prozess („Best Practice“)

Software-Einführung in 9 Schritten

«Das oberste Gebot bei der Einführung von Software: Sie müssen unter allen Umständen Release-fähig bleiben!

Software aus der Cloud erfüllt dieses Kriterium heute in der Regel am besten.»

Mein Tipp, wie Sie Software Erfolg-reich einführen sollten, damit Sie und Ihre Kunden / Mitarbeitenden damit glücklich werden und bleiben:

  1. Fragen Sie Ihre Kollegen der Branche oder auch ähnlich grosser Unternehmen nach Erfahrungen mit verschiedenen Anbietern.
  2. ​Lassen Sie sich die Software vom Anbieter UND von einem Anwender erklären und zeigen.
  3. Fragen Sie den Anbieter UND den Anwender, welche Vorbereitungen nötig sind.
  4. Lassen Sie die Software installieren (noch nicht in Betrieb nehmen).
  5. Lassen Sie sich schulen und zwar in der Anwendung als auch in der optimalen Arbeitsweise (Best Practice Prozess).
  6. Machen Sie die Vorbereitungen gemäss Schritt 3.
    Wichtig: Lassen Sie sich dafür so viel Zeit, wie Sie brauchen.
  7. Machen Sie den Umstellungs-Plan zusammen mit dem Anbieter NACHDEM Sie mit Schritt 6 fertig sind.
  8. Stellen Sie gemäss Umstellungs-Plan um und arbeiten Sie mindestens 3 Monate mit der Software. Während dieser Zeit schreiben Sie alle Probleme und Unklarheiten auf.
  9. Suchen Sie zusammen mit Ihren Mitarbeitenden, dem Software-Anbieter und allenfalls Kollegen aus anderen Unternehmen nach Lösungen für die Punkte gemäss Schritt 8.
    Wichtig: Sie sollten Ihre Arbeitsweise an „Best Practice“ und nicht die Software an Ihre Arbeitsweise anpassen!

Fazit

«Mit moderner Business Software kaufen Sie nicht nur Effizienz in Form von Automatisierung, sondern auch Effektivität in Form von optimalen Prozessen („Best Practice“)!»

Passen Sie Ihre Arbeitsweise an „Best Practice“ und nicht die Software an Ihre Arbeitsweise an!

Wenn Sie weiter das tun, was Sie immer getan haben, werden Sie weiter das erreichen, was Sie bisher erreicht haben…

Das stimmt in Bezug auf Organisation Marketing in einer Digitalen Welt nicht mehr. Auch Kleinunternehmen müssen sich heute damit beschäftigen. Sonst werden sie schneller von Mitbewerbern überholt als sie sich das vorstellen können.

«Moderne Business Software aus der Cloud ist die Chance für Professionalität – gerade für Kleinunternehmen!»

Mehr dazu?

«Der effektivste Weg, die Zukunft zu gestalten, ist sie zu erfinden!»

Das gilt auch für Ihre ORGANISATION.
Nutzen Sie unsere über 30 Jahre Erfahrung. Schritt für Schritt zu weniger Papierkram und mehr Zeit für Ihre Kunden ist unser Spezialgebiet.



Aus- und Rückblick

Als Hintergrund empfehle ich Ihnen meine Serie zum Thema «Digitale Transformation im KMU»:


Markus Grubenmann

  • PotenzialDetektiv + MöglichMacher
  • Master in Organisations-Management
  • Experte für Office- und Marketing-Automation
  • Systemischer Coach + Trainer

Markus Grubenmann verfügt als Change-Manager + Experte für Unternehmensentwicklung über mehr als 30 Jahre Praxis- und Führungserfahrung mit Veränderung, Digitaler Transformation und im Umgang mit Komplexität und Unsicherheit.

Seine Top 5 Talente gemäss StrengthsFinder®:

Strategic – erkennt Muster, wo für andere nur ein unübersichtliches Chaos herrscht. Damit spielt er verschiedene Szenarien, hypothetische Ereignisse
und die jeweiligen Auswirkungen im Geiste durch. So ist er in der
Lage, spontan den direkten Weg zum Ziel zu finden. Diese Fähigkeit ist nicht erlernbar. Es ist eine bestimmte Art zu denken und die Welt zu betrachten.

Relator – arbeitet leidenschaftlich gerne mit Menschen zusammen für ein gemeinsames Ziel. Baut solide und vertrauensvolle Beziehungen auf, die beiden Seiten von Nutzen sind.

Achiever – verfügt über eine stark ausgeprägte Leistungsorientierung. Zieht eine tiefe Zufriedenheit aus produktivem tätig sein. Engagiert sich mit starkem inneren Antrieb und sorgt dafür, dass die Dinge erledigt werden.

Responsability – ausgeprägtes Verantwortungsgefühl für seine Zusagen. Für ihn zählen Werte wie Ehrlichkeit und Loyalität.

Learner – lernt sehr rasch und für sein Leben gerne. Interessiert sich
mehr für den Lernprozess als solchen als für das Lernergebnis.




innoscope ag   |   wir vereinfachen Organisation

…damit Erfolg zur Folge wird!


Leave a Reply

Your email address will not be published.