Stress mit Papierkram? — Chaos im Büro?

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Stress mit Papierkram? — Chaos im Büro?

Warum «Organisation» immer wichtiger wird?

Seit rund 35 Jahren beschäftige ich mich mit Büro-Organisation in der verschiedensten Form. Immer wieder werden mir von Kleinunternehmern Fragen zu Vereinfachung, Ablage und Automatisierung im Büro gestellt. Ihnen fehlt es offenbar an Wissen, Erfahrung und Zeit — und meist auch schlicht an Interesse, um sich damit zu beschäftigen.

So ist die Idee entstanden, eine Online-Plattform zu schaffen, die in den wichtigsten Themen rund um Organisation und Büroarbeit im Kleinunternehmen ausführlich und auch für Einsteiger verständlich unterstützt.

Ziel ist es, Wissen zur Verfügung zu stellen, um die Büroarbeit zu vereinfachen, zu standardisieren und zu automatisieren um mindestens 50 % Zeit zu sparen — mehr Zeit für Wichtiges zu haben.

Ob wir es Organisation, EDV, IT, Arbeit 4.0 oder Digitalisierung nennen:
Immer geht es darum, Unternehmen und Organisationen zu vereinfachen, zu standardisieren, zu automatisieren um sie effektiver zu machen.

Gerade kleinere Unternehmen haben den Vorteil, dass sie flexibler sind, übersichtlichere Strukturen haben und dadurch neue Möglichkeiten deutlich schneller adaptieren können. Heute nennt man das Agilität.

Agilität – also die Geschwindigkeit der Unternehmensentwicklung — ist und wird immer mehr zur absoluten Kernkompetenz jeder Organisation!

Unternehmen fehlt es heute mehr an Zeit als an Geld – mehr an Umsetzung als an Ideen!

Warum ist nicht alles einfacher geworden?

Das Fundament für Effektivität sind nicht Software & Tools, sondern Organisation! Organisation ist die Basis für den Erfolg in der digitalen Transformation!

Ja, wir leben heute in einer komplexen Welt, die ohne Software überhaupt nicht mehr funktionieren würde. Vieles gab es vor wenigen Jahren überhaupt noch nicht. Beispiele dafür sind Lift-Steuerungen, das Motormanagement von Autos, Programme von Waschmaschine und Geschirrspüler, Lüftungsanlagen, etc.

Auch die besten Tools nützen wenig, wenn sie falsch eingesetzt oder schlecht aufeinander abgestimmt sind – oder auch beides! Im Gegenteil, es entsteht…

  • mehr statt weniger Arbeit
  • mehr Chaos statt mehr Übersicht
  • mehr Frust statt bessere Ergebnisse

Was bringt «Organisation»?

Nehmen wir das Beispiel Administration – also die Arbeit in Büro und Verwaltung:

Die Produktivität in der Industrie hat sich in den letzten 30 Jahren rund verdreifacht. Die Produktivität in der Administration hingegen blieb in dieser Zeit beinahe unverändert. Gerade in Kleinunternehmen nimmt die Bürokratie und damit der unproduktive Zeitaufwand unverhältnismässig stark zu.

Administration – also die Abläufe im Büro – sind in Kleinbetrieben praktisch gleich. Mengen, Häufigkeiten und vor allem die Inhalte sind natürlich in verschiedenen Branchen stark unterschiedlich; die Prozesse, Prinzipien und Systeme sind hingegen weitgehend identisch.

Wenn die Abläufe und Tätigkeiten im Büro immer gleich sind, ist es auch sinnvoll, sie immer gleich abzuwickeln. Und wenn die Tätigkeiten immer gleich abgewickelt werden, können diese Tätigkeiten und Abläufe auch standardisiert beschrieben werden. Viele Fehler, Rückfragen und unnötige Umwege können dadurch vermieden werden. Das schafft Zeit, Transparenz und Professionalität! Noch dazu wird die Einführung von neuen Mitarbeitenden stark vereinfacht.

Dieser Schritt der Optimierung hat nur wenig mit Software und Tools zu tun!

Warum «ErfolgsWerkstatt für Kleinunternehmen»?

Wie wär’s mit einem Rezept – einer Schritt für Schritt Anleitung, mit der Sie sicher und schnell den Weg zu Effektivität finden und gehen?

Digitale Transformation ist nicht reine Automatisierung. Es geht um einen Veränderungsprozess, der die Organisation in kleinen, für Alle verdaulichen Schritten flexibler und transparenter macht.

Darum geht es auch nicht in erster Linie darum, mehr Software einzusetzen und noch mehr Möglichkeiten und damit Komplexität zu schaffen, sondern darum, die Abläufe im Unternehmen so anzupassen, dass Software den maximalen Nutzen generieren – also maximal unterstützen kann. Schritt für Schritt zu mehr Effektivität!

Wenn wir ein neues Auto mit vielen Assistenz-Systemen fahren, sollten wir auch unseren Fahrstil etwas anpassen, damit die Systeme den maximalen Nutzen entfalten können. Ein ABS kann nur optimal eingreifen, wenn voll gebremst wird. Ein Abstands-Tempomat bietet nur dann zusätzliche Sicherheit, wenn wir das System auch arbeiten lassen.

 

Wie weiter?

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Freundliche Grüsse
Markus Grubenmann

Markus Grubenmann   |   Ihr Coach für Unternehmens-Erfolg

Experte in Organisationsmanagement mit eidg. Diplom
Strategie-Berater EKS® – Die Strategie
Systemischer Coach & Trainer
Wirtschaftsinformatiker
über 35 Jahre Erfahrung in Organisationsentwicklung, Administration & Informatik

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Wir führen Kleinunternehmen Schritt für Schritt in die Digitale Welt.
Für Sie bedeutet das: weniger Papierkram — mehr Zeit für das Wichtige — tiefere Kosten.
Sparen Sie Zeit und Geld durch Vereinfachung — Standardisierung — Automatisierung!

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