Umgang mit Zeit

Viele Menschen – insbesondere viele Unternehmer und Manager – beklagen sich über fehlende Zeit. Zeit ist ein kostbares Gut, welches wir weder kaufen noch lagern können. Wir sollten also besonders sorgfältig damit umgehen!

Sicher kennen Sie „asap“? Das steht bei einer Vielzahl von To do-Listen in der Spalte „Termin“. Dabei ist mit „asap“ (as soon as possible – so rasch als möglich) natürlich nicht das gemeint, was es eigentlich heisst. Vielmehr sollte die entsprechende Pendenz bereits Gestern erledigt sein und die Resultate längst auf dem Tisch liegen.

Was aber haben wir im letzten Arbeitstechnik-Seminar gelernt? Wichtiges vor Dringendem!

Hier wollen wir Ihnen anhand von Beispielen zeigen, wie viel Zeit wir noch heute in den Prozessen der Administration verschenken – um nicht zu sagen vergeuden. Fragen nach Lösungen für nachhaltigen Erfolg stehen dabei im Fokus.

  • Wie schaffen wir den Spagat zwischen Standard und Individualität /
    wichtig und dringend?
  • Wie ziehen wir aus der Menge von Daten die richtigen Informationen?
  • Wie kann auch die interne Administration zum Erfolg beitragen?

Wie schaffen wir den Spagat zwischen Standard und Individualität / wichtig und dringend?

Lassen sich die immensen Einsparungen die uns die industrielle Revolution in der Produktion gebracht haben, nicht auf die Administration übertragen? Das Ziel der industriellen Fertigung ist bis heute das gleiche: Senkung der Kosten durch Massenproduktion! Erreicht wurde dieses Ziel nach unserer Überzeugung nicht in erster Linie durch die Automatisierung/IT, sondern durch die Standardisierung, welche die Automatisierung erst möglich gemacht hat.

In der Administration müsste demnach das primäre Ziel lauten: Senkung des Zeitaufwandes (Kosten) durch Standardisierung! Die Lösung müsste dann im Endeffekt auch eine weitgehende Automatisierung sein. Davon sind wir u.E. noch (zu) weit entfernt.

Nach Lean Production, Just in time, Lean Management, Business Process Reengineering etc. werden nach unserer Erfahrung in den Büros der Administration die modernen Hilfsmittel der Informatik noch immer nicht sehr effektiv genutzt.

In unserer Tätigkeit sind wir immer wieder erstaunt, mit welcher Selbstverständlichkeit Mitarbeitende in den diversen Abteilungen der Administration in den verschiedensten Unternehmen und Branchen (die gleichen) Daten mehrfach erfassen und – nicht selten in zermürbender Kleinarbeit – auswerten/abgleichen/verdichten um sie dann in verdichteter Form noch einmal zu erfassen und grafisch darzustellen.

Um dieses Ziel zu erreichen, ersetzen wir die „asap“-Falle durch die „asap“-Methode:

  • a – analysieren – Was ist besonders wichtig in unserem Geschäft/unserer Branche? – Wertschöpfungskette
  • s – standardisieren – Welches sind typische Arbeitsschritte? – Prozesse
  • a – automatisieren – Was kommt regelmässig vor und kann/muss automatisiert werden? – Effizienz
  • p – perfektionieren – Wie kann die Aussagekraft verbessert werden? Welche Auswertungen sind (noch) wichtig? – Effektivität

In der Praxis sehen wir oft, dass viel Zeit in den 4. Schritt investiert wird. Die Schritte 1-3 werden nicht selten ganz weggelassen. Dabei wird vermehrt das Resultat (Darstellung) und nicht die Entstehung des Ergebnisses (Prozess) perfektioniert.

Wie ziehen wir aus der Menge von Daten die richtigen Informationen?

Am Anfang jedes Erfolgs steht eine Idee. Interessant ist, dass der weitaus grösste Teil der Ideen nicht in den „Studierstuben“ der Forschungs- und Entwicklungsabteilungen entstehen, sondern ausserhalb des „Systems“, z.B. in der Kaffeepause, am Mittagstisch, auf dem Weg zur Arbeit, beim Joggen, etc. Ideen lassen sich nicht „befehlen“ und halten sich nicht an die Betriebsordnung. Demgegenüber lässt sich Kreativität beinahe beliebig ausweiten, indem gezielt entsprechende Rahmenbedingungen geschaffen werden.

Hervorragende Teams von MitarbeiterInnen werden auch vage und mittelmässige Ideen systematisch verbessern, Opportunitäten erkennen und wahrnehmen um so die Idee zum Erfolg zu bringen. Mit einem mittelmässigen Team hingegen werden selbst die besten Ideen nur zu mittelmässigem Erfolg führen.

Um Erfolg zu haben, ist weniger das Management der Ideen sondern vielmehr das Management der Menschen und der Rahmenbedingungen entscheidend. Führungskräfte müssen für die richtigen Rahmenbedingungen im Unternehmen sorgen.

Das Leben besteht zu 10 Prozent aus Sachzwängen und hängt zu 90 Prozent davon ab, wie wir Chancen nutzen. Nachhaltige Spitzenleistungen basieren auf vier Säulen:

  • Stärkenorientierung
    Unternehmen müssen ihre Stärken und die Stärken der Mitarbeitenden kennen und diese optimal einsetzen können
  • Flexibilität
    Lern- und Entwicklungsbereitschaft sowie die Fähigkeit, die eigene Organisation mit Blick auf die Vision laufend anzupassen
  • Flow
    Aufgaben und Qualifikation der Mitarbeitenden müssen im Gleichgewicht sein, damit möglichst häufig eine Selbstvergessenheit, der sog. „Flow-Zustand“ entstehen kann.
  • Sinn
    Menschen müssen bei ihrem Tun Ziele und Vision des Unternehmens mit ihren eigenen, persönlichen Zielen und Werten in Einklang bringen können
Freundliche Grüsse
Markus Grubenmann
Ihr Experte für Chancen und Potenziale in Ihrer Organisation

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