Wie Sie in Ihrem Betrieb echte Entlastung schaffen, bevor Sie teure Automatisierungslösungen einsetzen. Welche Aufgaben in Ihrem Betrieb würden Sie sich als erstes von einem digitalen Assistenten abnehmen lassen?
Der Mythos vom sofortigen Erfolg
Die Experten sind sich einig: «Wer jetzt nicht digitalisiert und automatisiert ist raus!»
Doch die Realität in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sieht oft anders aus:
Der Alltag ist geprägt von spontanen Entscheidungen, Aktivismus, fehlenden Standards – und viel Bauchgefühl. Wer versucht, KI und digitale Assistenten einzuführen, ohne vorher Ordnung zu schaffen, wird schnell mehr Frust statt der erhofften Erleichterung erleben.
Standardisierung: Der oft vergessene Game-Changer
Bevor Sie überhaupt an Automatisierung denken, braucht Ihr Unternehmen eines:
klare und einheitliche Abläufe.
Ohne Standardisierung funktioniert keine Automatisierung. Digitale Assistenten können nur helfen, wenn sie auf verlässliche Prozesse aufbauen können. Das bedeutet konkret:
- Wer macht was, wann und wie?
- Welche Schritte müssen in welcher Reihenfolge erfolgen (immer gleich)?
- Wo entstehen unnötige Rückfragen oder Wartezeiten – was kann/muss dagegen getan werden?
Nur wenn dieses Fundament steht (die Fragen klar beantwortet sind), wird ein digitaler Assistent (System) wirklich unterstützen – und nicht zusätzlich belasten.
Der Weg: Einfach anfangen – systematisch wachsen
Hier eine praxiserprobte Vorgehensweise, die sich bewährt hat:
- Prozesse erfassen: Zeichnen Sie die wichtigsten Arbeitsabläufe auf – einfach und pragmatisch (z.B. mit Post-It).
- Pilotbereich wählen: Starten Sie mit einem kleinen, überschaubaren Bereich (z.B. Angebots-Prozess).
- Standards definieren: Legen Sie klare Arbeitsschritte, Regeln, Erfolgskriterien und Verantwortlichkeiten fest.
- Checklisten erstellen: Welche Schritte sind in welcher Reihenfolge abzuarbeiten? Welche Informationen sind jeweils für diese Schritte nötig?
- Automation: Setzen Sie gezielt digitale Assistenten ein, die Ihre neuen Standards unterstützen (z.B. einzelne Arbeitsschritte automatisiert ausführen).
Sie werden überrascht sein, wie schnell sich erste Entlastung zeigt – ganz ohne teure Analysen, theoretische Konzepte oder komplizierte IT-Systeme.
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Markus Grubenmann
«Ich brenne für Organisation und bin Experte für Unternehmensentwicklung (vereinfachen — standardisieren — digitalisieren — automatisieren — skalieren). Organisation ist das Fundament von Erfolg und der einfachste + schnellste Weg zu mehr Zeit — weniger Stress — mehr Klarheit — besserer Zusammenarbeit. Mehr Gewinn ist die Folge!»
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