Tools, Tools, Tools, …

«Nicht Tools + Software bringen den Erfolg, sondern schlanke + klare Abläufe!»

Während dieses Ding namens «Digitalisierung» in aller Munde ist, geht eines vergessen – nämlich die gute alte «Organisation».

Viele KMU stellen sich beinahe täglich eine der folgenden Fragen…

  • Wie schaffe ich es, mehr Kunden zu gewinnen?
  • Warum wird alles immer komplizierter statt einfacher?
  • Warum wird die Arbeit im Büro immer mehr statt weniger?
  • Warum bringen all diese Tools + Software nicht wirklich eine Entlastung?

Meine Antwort auf diese Fragen ist ganz einfach:

«Nicht die Software bringen den Erfolg, sondern schlanke + klare Abläufe!»

Lassen Sie uns das im Folgenden genauer ansehen…

Organisation bringt 80% des Erfolgs

«Organisation ist vereinfachen – standardisieren – automatisieren!»

Wenn wir uns die gewaltigen Produktivitätssteigerungen der letzten Jahrzehnte anschauen, geht eines meist vergessen: Diese sind nicht die Folge von Automatisierung und auch nicht der Technologie, sondern das Ergebnis von Organisation. Nicht die Computer und die Software – also die Automatisierung – bringen die grossen Einsparungen, sondern die vorgelagerten Schritte vereinfachen + standardisieren. Und nur durch diese entscheidenden Schritte ist Automatisierung überhaupt möglich.

Dies ist der Grund, warum sich die Produktivitätssteigerungen der Industrie nicht 1:1 in die Büros und Verwaltungen übertragen lassen. An Technologie, Computern und Software fehlt es in den Büros ja bestimmt nicht.

Organisation hat also heute eine ganz entscheidende Bedeutung. Durch den technologischen Fortschritt sind viele Dinge möglich geworden, die noch vor wenigen Jahren undenkbar waren.

Warum sollten auch Sie sich mit Organisation beschäftigen? Ganz einfach…

«Die grossen Fortschritte in der Produktivität sind nicht das Ergebnis von Automatisierung, sondern der vorangegangenen Schritte vereinfachen + standardisieren!»

Warum Organisation immer wichtiger wird

«Wie schaffe ich es, mehr Kunden zu gewinnen? Wie schaffe ich es, die Übersicht zu behalten? Wie schaffe ich es, mehr Gewinn zu machen?»

Diese Fragen beschäftigen viele KMU… Doch meine Frage an Sie: «Könnten Sie heute 50% mehr Kundenanfragen überhaupt bewältigen? Wie sieht es aus mit 200% mehr Kundenanfragen?»

Meine Erfahrung zeigt, dass viele KMU dafür heute gar nicht aufgestellt sind. Die meisten von ihnen müssten sofort zusätzliches Personal im Büro einstellen, um einen solchen Ansturm von Kunden zu bewältigen. Damit ist ein Teil des Ertrages dieser Kunden gleich wieder weg. Und trotz zusätzlichem Personal würden einige komplett die Übersicht verlieren.

Wir alle erleben täglich die überbordende Papierflut – auch wenn heute die Papiere in elektronischer Form daherkommen. Der überwiegende Teil dieser Papierflut wird vom Auftragsvolumen beeinflusst. Je mehr Kundenanfragen, desto mehr Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, etc.

Das bedeutet in vielen KMU: Für 50% mehr Aufträge müsste eine zusätzliche Bürokraft eingestellt werden. Wenn Sie für 200% mehr Aufträge drei zusätzliche Bürokräfte benötigen, brauchen Sie vermutlich bereits ein grösseres Büro, was mit weiteren Kosten verbunden ist. Mehr Umsatz bedeutet also nicht automatisch mehr Erfolg!

«Organisation hat zum Ziel, den Anstieg von Büropersonal + Kosten zu verhindern oder zumindest möglichst gering zu halten. Nur so gelingt es, den Gewinn und nicht nur den Umsatz zu steigern!»

Ein Blick in die Geschichte

Warum sich heute auch KMU mit Organisation + Marketing beschäftigen müssen, lässt sich am einfachsten an einem kurzen Blick in die Geschichte erkennen.

Während gestern noch das Angebot dominierte, ist es heute der Service und morgen wird es das Marketing («Verpackung») sein. Und damit das Gesamtpaket stimmt, wird die Organisation immer mehr zum wichtigsten Erfolgsfaktor.

«Die gute Qualität Ihrer Arbeit ist für den Kunden selbstverständlich. Heute gewinnt oft nicht mehr der bessere, sondern der schnellere. Organisation + Marketing entscheiden heute über den Erfolg von morgen!»

Organisation im KMU

«Die Engpässe in KMU liegen nicht in der Fertigung – auch wenn alle von Fachkräftemangel reden – sondern in Büro + Marketing!»

Gerade KMU beklagen sich oft darüber, wie viel Zeit der ganze Papierkram und die Bürokratie heute schon kostet. Und wir wissen leider auch, dass das so schnell nicht weniger wird, auch wenn wir uns das noch so sehr wünschen.

Wir sehen immer wieder KMU, in denen 20% und mehr des Personals mit Büroarbeit beschäftigt ist. Und gleichzeitig sehen wir, wie genau da enorm viel Zeit verschwendet wird. Auch wenn das physische Papier so nach und nach verschwindet, so wird doch immer noch gleich gearbeitet, wie vor 30 Jahren. Standardisierte und vor allem automatisierte Abläufe gibt es in den Büros von KMU noch viel zu selten.

Die Produktivität in der (industriellen) Fertigung hat sich in den letzten Jahrzehnten rund verdreifacht. Die Produktivität in Büro, Verwaltung, Verkauf + Marketing blieb im gleichen Zeitraum praktisch unverändert. Hier gibt es ein grosses Potenzial. Weniger Zeit für Büroarbeit setzt Kapazitäten frei, die dringend im Marketing benötigt werden.

Heute, im Zeitalter von Social Media & Co. müssen sich auch KMU – ja sogar wenn Sie als Selbständige alleine sind – mit Organisation + Marketing beschäftigen. Gerade weil Sie als ambitionierte Unternehmer sich auch in Zukunft voll + ständig auf Ihre Kunden, Stärken und Talente konzentrieren wollen.

Das bedeutet, der Anteil an unproduktiver Zeit steigt weiter an. Die Frage ist also nicht, ob auch Ihre Branche von dieser Entwicklung umgepflügt wird, sondern nur wann und wie stark».

«Organisieren Sie sich JETZT! Reduzieren Sie Ihre Zeit für Büroarbeit um 50 % und mehr! — Investieren Sie diese Zeit in Marketing …damit mehr Erfolg zur Folge wird!»

Wie geht Organisation im KMU

«Organisation schafft das Fundament für gesundes Wachstum! In der praktischen Umsetzung bedeutet das vereinfachen – standardisieren – automatisieren.»

Als KMU müssen Sie sich heute nicht nur um Ihr Fachgebiet kümmern und dafür sorgen, dass Sie am Ball bleiben. Mindestens ebenso wichtig sind heute Organisation + Marketing. Als Unternehmer sollten Sie nicht mehr im, sondern müssen am Unternehmen arbeiten. Ihre Aufgabe ist es, den Betrieb so zu gestalten, dass er unabhängig von einzelnen Personen funktioniert.

Im Umkehrschluss bedeutet das: Wer selbst und ständig arbeitet, verliert die Übersicht und hat keine Zeit, Geld zu verdienen. Wenn Sie sich und Ihr Unternehmen nicht laufend anpassen, werden Sie von neuen Mitbewerbern überholt, noch bevor Sie mitbekommen haben, dass die überhaupt am Start sind.

Mit zeitgemässem Marketing (interaktive Webseite, Social Media, aktive Kommunikation, Online-Werbung, …) kann jeder heute in sehr kurzer Zeit eine signifikante Marktpräsenz aufbauen und rasch sehr viele Kunden für sich gewinnen – vielleicht auch einen Teil Ihrer Kunden.

Vor allem, wenn Sie wachsen wollen – qualitativ + quantitativ – spielen Organisation + Marketing eine wichtige Rolle. Ein skalierbares Business braucht klare + einfache Abläufe. Sie brauchen einen Betrieb, der nicht durch einzelne Personen, sondern durch ein Organisations-System (Abläufe, Regeln, Checklisten) gesteuert wird. Ein System, das jeden Tag automatisiert Aufträge bringt und in gleichbleibender Qualität abwickelt!

«Als wachstums-ambitionierter Unternehmer ist Ihnen die Wichtigkeit von Marketing und Organisation bekannt. Die steigende Komplexität verlangt nach Experten, die Sie mit Erfahrung und Fachkompetenz bei der konkreten Umsetzung unterstützen.»

Was bringt Organisation

«Das Pareto-Prinzip besagt: Mit 20% Ihres Einsatzes erreichen Sie 80% Ihrer Ergebnisse!»

Skalierung bedeutet, mit nahezu gleichem Einsatz deutlich mehr Ergebnisse zu produzieren. Stellen Sie sich ein Fliessband vor. Wenn Sie dieses Fliessband um 50% schneller laufen lassen, brauchen Sie weder 50% mehr Strom, noch 50% mehr Mitarbeiter. Sie erreichen eine höhere Produktivität, auch Skalen-Effekt genannt.

Dieser Produktivitätsgewinn entsteht nicht durch das Fliessband – er entsteht durch vereinfachen + standardisieren der Arbeitsschritte. Wer den ganzen Tag immer wieder das gleiche macht, wird zwangsläufig immer schneller und besser.

Übrigens: Das Pareto-Prinzip gilt nicht nur 1 x. Es sind wieder 20% der 20% Ihres Einsatzes die 80% Ihrer Ergebnisse produzieren! Das bedeutet – ich nenne es…

«Pareto-Radikal: Weniger als 1% Ihres Einsatzes bewirken über 50% Ihres Erfolgs!»

Ausblick

Dies ist der 1. Teil meiner Serie zum Thema «Digitale Transformation im KMU».

Der 2. Teil behandelt das Thema «Digitalisierung vs. Skalierung».

Der 3. Teil wird Ihnen das «Paradoxon der Digitalen Transformation» aufzeigen.

Der 4. Teil wird konkrete «Handlungsfelder im KMU» beleuchten.

Der 5. Teil widmet sich dem Thema «Unternehmenskultur im KMU».

Der 6. Teil widmet sich dem Thema «Online-Marketing im KMU»

Und sicher gibt’s danach noch mehr …damit Ihr Erfolg zur Folge wird!


«HANDWERK 5.0» ― Der Weg zu profitablem Wachstum mit einem Betrieb der auch ohne Sie läuft!

Ihre Kunden sind längst in der digitalen Welt angekommen ― und Sie?


Markus Grubenmann

Nach 30 Jahren Praxis-Erfahrung in Unternehmensentwicklung (Organisation, Informatik, Change-Management, Digitalisierung) sind mir drei Punkte klar geworden:

  • Digitalisierung hat wenig mit Software zu tun
  • Das Fundament jeder erfolgreichen Digitalisierung ist vereinfachen + standardisieren
  • Es beginnt mit den idealen Abläufen aus der Sicht des Kunden — nicht mit der Automation von bestehenden Leerläufen

Sie interessieren sich für die Stellschrauben von profitablem Wachstum?

Sie wollen einen Betrieb, der zu 100% auch ohne Sie laufen kann?

Sie wollen qualifizierte Fachkräfte anziehen – statt verzweifelt suchen? statt verzweifelt suchen?

Wenn das für Sie interessant klingt und Sie endlich nicht nur mehr Geld verdienen wollen, sondern auch wieder die Freiheit über Ihre Zeit zurückgewinnen wollen – dann lassen Sie uns sprechen!


innoscope®   …damit mehr Erfolg zur Folge wird!


    4 replies to "Warum Software nicht gegen den Papier-Krieg hilft"

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