Zeitmanagement – so geht’s!

Das Ziel von Zeit-Management ist nicht, immer mehr in kürzerer Zeit zu schaffen. Vielmehr geht es darum, sich immer mehr auf die wichtigen statt auf die dringenden Dinge zu konzentrieren.

7 Methoden im Überblick

Aufgaben organisieren, Prioritäten setzen und die Produktivität verbessern: die richtigen Zeitmanagement-Strategien helfen dabei, Projekte effizienter zu gestalten, Stressfaktoren abzubauen und vorausschauend zu planen. Mit diesen Zeitmanagement-Methoden gelingt es Ihnen auf einfache Art und Weise, die Produktivität zu steigern.

Timeboxing

Mit der Methode Timeboxing lassen sich grosse Aufgaben in Unteraufgaben aufteilen, um sie dann in einer angemessenen Zeitspanne zu erledigen. Dabei erhält jede einzelne Aufgabe eine eigene Timebox, die nicht länger als drei Stunden umfasst.

Timeblocking

Bei der Methode Timeblocking werden bestimmte Zeiträume im Kalender für zusammenhängende Aufgaben geblockt. Die Arbeitswoche wird in eigenständige Zeitfenster unterteilt. Ziel ist es, die Effizienz zu steigern, indem ähnliche Aufgaben zusammengefasst und in einem Zeitblock bearbeitet werden.

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip (benannt nach dem US-Präsidenten Eisenhower) kategorisiert anstehende Aufgaben nach zwei Dimensionen – der Wichtigkeit und der Dringlichkeit.

Das Ziel ist eine Priorisierung der Aufgaben:

• A-Aufgaben (wichtig und dringend) sollen sofort erledigt werden.
• B-Aufgaben (dringend aber unwichtig) sollen terminiert werden.
• C-Aufgaben (wichtig aber nicht dringend) sollen delegiert werden.
• D-Aufgaben (weder wichtig noch dringend) können ignoriert werden.

Die Pomodoro-Methode

Arbeiten nach der Pomodoro-Methode bedeutet: Sie stellen einen Timer für 25 Minuten und erledigen in dieser Zeit ausschliesslich eine einzige Aufgabe. Danach gönnen Sie sich 5 Minuten Pause. Insgesamt wiederholen Sie das 4x – gefolgt von einer längeren Pause.

Das Ziel ist es, durch effektives Zeitmanagement die einzelnen Arbeiten in kürzerer Zeit zu erledigen.

Eat the Frog

Das Eat the Frog Prinzip besagt, dass Sie zuerst grosse, komplexe oder unliebsame Aufgaben erledigen sollten. Erst danach widmen Sie sich den wichtigen oder weniger dringenden Arbeiten. Dafür überlegen Sie sich vorab, welche Aufgaben jeden Tag vorrangig bearbeitet werden müssen. Erst wenn Sie diese erledigt haben, gehen Sie die übrigen Arbeiten an.

Das Pareto-Prinzip

Das Prinzip beruht auf der Erkenntnis von Wilfredo Pareto und ist auch als 80:20-Formel bekannt. In der Regel erreichen Sie mit 20 Prozent Ihrer Zeit 80 Prozent der Arbeitsergebnisse. Die restlichen 20 Prozent nehmen also 80 Prozent Ihres gesamten Aufwandes in Anspruch.

Nach dem Pareto-Prinzip zu arbeiten bedeutet, 80 Prozent der Aufgaben in kurzer Zeit zu erledigen. Die so gewonnene Zeit soll jetzt nicht einfach für die restlichen 20 Prozent der Aufgaben verwendet werden, sondern dafür, seine Arbeit noch besser zu organisieren. Das Ziel ist nicht, immer mehr in kürzerer Zeit zu schaffen, sondern sich immer mehr auf die wichtigen statt auf die dringenden Dinge zu konzentrieren. Siehe dazu das Eisenhower-Prinzip.

Getting Things Done

Bei der Methode «Getting Things Done» (frei übersetzt: die Dinge gebacken kriegen) beginnen Sie damit, alle Aufgaben zu notieren. Diese werden sortiert (z.B. nach dem Eisenhower-Prinzip) und Sie setzen entsprechende Prioritäten.

Das Ziel ist, sich nicht zu verzetteln, indem Sie nicht an mehrere Dinge gleichzeitig denken müssen. Sie sortieren einfach laufend alles in die Liste ein und können sich in aller Ruhe auf die jeweils erste Aufgabe auf der Liste konzentrieren. Sie arbeiten Ihre Liste Schritt für Schritt ab – immer eine Aufgabe nach der anderen in der richtigen Reihenfolge (wichtiges vor dringendem).

Markus Grubenmann

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