Digitalisierung auf Software zu reduzieren, ist wie ein Haus ohne Fundament zu bauen. 93 % der KMU verwechseln Digitalisierung mit Automatisierung. Auch viele Experten haben nicht verstanden, dass nur 20 % der Einsparung in der Automation liegt. 80 % kommen aus der Organisation (vereinfachen und standardisieren).
Irrtum 1: Digitalisierung ist Software
Digitalisierung hat nur wenig mit Software zu tun. Es geht nicht nur darum, bestehende Abläufe zu automatisieren. Die wahre Power der Digitalisierung liegt in der Frage: «Wie könnten und sollten wir das heute tun – mit all den technologischen Möglichkeiten von heute?»
Irrtum 2: Software vereinfacht Abläufe und reduziert Papierkram
Digitalisierung besteht aus 3 Schritten:
- vereinfachen
- standardisieren
- automatisieren
So gesehen beschreibt der in den 90er Jahren verwendete Begriff «Business Process Reengineering» deutlich treffender, was mit Digitalisierung gemeint ist. Der Fokus liegt auf der Steigerung von Kundenzufriedenheit und Qualität. Die Senkung der Prozesskosten ist ein weiteres Ziel. Damals wurde ein Verbesserungsgrad von rund 30 % als Best Practice angestrebt. Mit den heutigen technologischen Möglichkeiten würde ich diesen Wert bei mindestens 50 % ansetzen. In Bezug auf die Abläufe in Büros von KMU halte ich sogar 70 % für ein realistisches Ziel.
Irrtum 3: Software muss sich dem Betrieb anpassen
Wenn eine Standard-Software etwas taugt, dann wurde sie in 3 Schritten entwickelt:
- vereinfachen
- standardisieren
- automatisieren
Das bedeutet, die Software unterstützt einen Best Practice Ablauf. Der Betrieb tut gut daran, seine Abläufe an diesen Best Practice Ablauf anzugleichen. Das spart Zeit, Geld und vor allem Nerven.
Irrtum 4: Das Pflichtenheft
Das Pflichtenheft ist ein Relikt aus den Anfängen der Software-Entwicklung. Es ist nur dort nötig und angebracht, wo eine Software neu entwickelt werden muss.
Heute ist das kaum mehr der Fall. Natürlich ist nicht jedes Unternehmen und vor allem nicht jede Branche gleich. Doch die Abläufe, die in der Software abgebildet werden, sind sich meist sehr ähnlich. Wer trotzdem glaubt, in seinem Betrieb sei alles komplett anders, der sollte einmal seine Kunden fragen, ob das stimmt und wenn ja, ob sie damit glücklich sind.
Es gibt aber einen noch viel wesentlicheren Grund, das Pflichtenheft zu vergessen: Die technologische Entwicklung.
Heute sind viele Dinge ganz einfach möglich, die noch vor sehr kurzer Zeit für völlig unmöglich gehalten wurden. Sogar wir Kunden lassen uns heute Dinge gefallen, die eigentlich eine reine Zumutung sind – denken wir nur an die Warteschlaufen in der Support-Hotline.
Das bedeutet, Ihr vermeintlich umfassendes Pflichtenheft würde vermutlich all diese Dinge nicht enthalten. Oder Sie würden z.B. eine Schnittstelle zu Ihrer bestehenden Buchhaltungs-Software verlangen, obwohl in der neuen Software die Buchhaltung bereits integriert ist und sozusagen als Abfallprodukt entsteht.
Noch immer scheitern über 60 % der Informatik-Projekte
Während noch immer die Mehrheit der IT Projekte mehr oder weniger aus dem Ruder laufen, verspricht die Werbung eine Software-Installation mit einem Klick. Kann ein kostenloser 30-Tage-Test hier wirklich Abhilfe schaffen?
Im Grunde ist es einfach: zuerst organisieren, dann automatisieren!
Weil 80 % der Einsparungen aus vereinfachen und standardisieren resultieren, gehört die Software nicht an den Anfang, sondern an den Schluss.
Digitalisierung ist nur ein Werkzeug – das Werkzeug allein macht aber noch keinen guten Handwerker.
Zeit nachzudenken!
«Wer 2019 noch behauptet hat, seine Kunden seien über das Internet nicht zu erreichen — der wurde schon Anfang 2020 eines besseren belehrt. Wer heute in Versuchung gerät, sich auf seinen Erfolgen auszuruhen, für den gehören Erfolge bald zur Vergangenheit. Heute gibt es nur zweierlei Unternehmer: die schnellen und die toten.»
Wer Gewinner werden oder bleiben will, sollte jetzt die Zeit nutzen, um sich für die Zukunft aufzustellen! Technologie — Organisation — Marketing (TOM) sind die wichtigsten Stellschrauben der Automation. Dabei geht es nicht um die Automatisierung von bestehenden Abläufen — es geht darum, das Unternehmen für die digitale Welt neu zu erfinden. Es geht auch nicht um Perfektion, sondern um die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge — immer mit dem Blick auf die Vereinfachung der Abläufe aus der Sicht des Kunden.
Markus Grubenmann
«Ich brenne für Organisation und bin Experte für Unternehmensentwicklung (vereinfachen — standardisieren — digitalisieren — automatisieren — skalieren). Organisation ist das Fundament von Erfolg und der einfachste + schnellste Weg zu mehr Zeit — weniger Stress — mehr Klarheit — besserer Zusammenarbeit. Mehr Gewinn ist die Folge!»
Was wäre, wenn…
- Sie wieder mehr Zeit mit Kunden, statt im Büro verbringen können?
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