…den gibt es, du siehst ihn nur nicht!
«Keiner alleine ist so schlau, wie wir alle zusammen! Die Dinge sind oft ganz einfach – wenn man weiss, wie es geht…»
Markus Grubenmann
Früher hiess es einmal: «Wenn du nicht mehr weiter weisst, gründe einen Arbeitskreis!». Egal ob wir es Arbeitskreis, MasterMind, Fachausschuss, Expertengruppe oder TaskForce nennen, es geht immer darum, ein Problem, das wir alleine nicht lösen können, mit Hilfe von kollektiver Intelligenz zu lösen – auch Schwarm-Intelligenz genannt.
Heute scheint das irgendwie vergessen gegangen zu sein. Wir neigen dazu, alle Probleme mit Hilfe von Google oder YouTube selber lösen zu wollen. Sich nur nicht outen und auf keinen Fall zugeben, dass man etwas nicht weiss, nicht versteht oder nicht so gut kann. Stehen wir dann tatsächlich einmal vor einem Problem, bei dem weder Google noch YouTube helfen können, dann bezeichnen wir es einfach als «komplex» oder betrachten es als unlösbaren Sachzwang.
Agile Methoden aller Art sollen da Abhilfe schaffen.
Agiles Projektmanagement
Agiles Projektmanagement hilft, löst jedoch nur einen Teil des Problems. Wir brauchen eine neue Art von Projektmanagement – eine neue Methodik.
Ansatz der Problemlösung
Klassisches Projektmanagement geht meist von einem Problem aus – von einem zu behebenden Missstand in einem bestehenden System (z.B. Bestellungen von Kunden sind stark eingebrochen). Es werden Ursachen gesucht. Als nächstes werden Lösungen gesucht, um diese Ursachen zu bekämpfen bzw. zu mildern oder ganz zu eliminieren.
Dieser Ansatz führt beispielsweise dazu, dass bestehende Prozesse optimiert / automatisiert werden. Er führt in den meisten Fällen jedoch nicht dazu, das Problem erst gar nicht mehr entstehen zu lassen.
Ansatz Zielorientierung
Dieser Ansatz definiert zuerst den idealen Prozess / die ideale Lösung. Wie würden wir die Lösung heute, mit den heutigen Möglichkeiten gestalten? Würden bei dieser neuen Lösung die (aktuellen) Probleme noch auftauchen? Wenn ja, was müssten wir noch ergänzen, dass nicht? Und zum Schluss kommt dann die Frage, wie wir vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand kommen. Welche konkreten Schritte in welcher Reihenfolge sind dazu nötig?
Fazit
Der Ansatz der Zielorientierung mag zwar auf den ersten Blick aufwändiger erscheinen. Er reduziert jedoch die Komplexität der Aufgabenstellung. Und er sorgt für eine nachhaltige Lösung. Der vielleicht höhere Zeitaufwand steht also einem höheren Nutzen gegenüber.
Die Sache mit der «Komplexität»
«Ein Gedanke kann nicht erwachen, ohne andere zu wecken.», sagt Marie von Ebner-Eschenbach. «Unter Fortschritt verstehen die meisten – unbewusst – die Unfähigkeit, Wurzel zu fassen. In jedes geistige Abenteuer nimmt man den Regenschirm der Meinungen mit.», sagt der österr. Schriftsteller Richard Schaukal. «Ob du glaubst, du kannst es oder ob du glaubst, du kannst es nicht. Du hast immer recht!», formulierte es einst Henry Ford. Ist also diese Krise vielleicht nur gedacht und somit gar nicht Realität? «Realität ist eine Illusion – allerdings eine, die sich hartnäckig hält.», sagte Albert Einstein dazu.
Sobald etwas verschiedene Ursachen haben kann und diese Ursachen wiederum verschiedene Auswirkungen haben können, sind vertiefte Analysen gefragt. Dies erfordert Zeit. Und Zeit ist heute etwas, das wir vermeintlich nicht mehr haben. Also bleibt die vertiefte Analyse aus und wir verheddern uns in der Bekämpfung von Symptomen. Stress, Burnout, etc. sind die Folge.
Ist es schwieriger geworden?
In unseren Umfragen nach den aktuellen Herausforderungen steht ein Thema immer ganz weit oben: «Projekte auf-/umsetzen». Als Experte in Organisationsmanagement wundere ich mich darüber, weil ich natürlich genau das am besten kann. Also habe ich mich gefragt, was denn die Schwierigkeit sein könnte. Was ist die eine Sache, die die Menschen nicht verstehen? Und ich habe mich gefragt, ob denn heute etwas anders ist, als vor 20 Jahren.
Ja, es ist heute anders. Die riesige Menge von Informationen, die uns heute zur Verfügung steht, vernebelt den Blick auf das Wesentliche. Rund 95% der Menschen sind schlicht nicht in der Lage, diese Mengen an Informationen im Kopf zu filtern und auch noch zu sortieren – das Gehirn schaltet ab wegen Verwirrung.
Was ist Komplexität?
Zunächst setzt es eine Vielfalt von Verhaltensmöglichkeiten der Elemente und die Veränderlichkeit der Wirkungsverläufe voraus. Komplexität ist also durch die Anzahl und Art der Elemente und deren Beziehungen untereinander bestimmbar. Komplexe Prozesse weisen zudem eine Eigendynamik auf und sind meist irreversibel, sodass Handlungen nicht rückgängig gemacht werden können. Wichtigstes Merkmal komplexer Situationen ist die Intransparenz für den Betrachter: Er hat keine Möglichkeit, das Netzwerk zirkulärer Kausalität intuitiv zu erfassen, keine Möglichkeit der exakten Modellierung und exakter Prognosen. Mit anderen Worten: Es muss stets mit Überraschungen, also unvorhersehbaren Nebenwirkungen gerechnet werden.
Es liesse sich also sagen: Immer wenn Menschen im Spiel sind, herrscht Komplexität. Weil bei Menschen per se mit Überraschungen und unvorhersehbaren Reaktionen gerechnet werden muss.
Denken ist anstrengend – kann aber helfen
Wir Menschen wollen es gerne möglichst einfach haben. Das ist biologisch bedingt. Unser Körper ist darauf programmiert, Energie zu sparen. Nichts braucht so viel Energie, wie unser Gehirn beim denken. Es ist also vollkommen natürlich, wenn wir den Wunsch verspüren, abzuschalten sobald wir etwas nicht sofort verstehen. Das dem so ist, hat die Neurowissenschaft bewiesen.
Um Komplexität einzuschränken oder am liebsten ganz zu vermeiden, haben wir uns das Gesetz von Ursache und Wirkung ausgedacht. Dieses Gesetz besagt, dass jede Wirkung eine Ursache hat und umgekehrt. Dieses Gesetz schliesst aber nicht aus, dass eine Ursache mehrere Wirkungen haben kann und eine Wirkung mehrere Ursachen. Es schliesst auch nicht aus, dass es sowohl Ursachen als auch Wirkungen gibt, die wir gar nicht – oder nicht sofort – als solche erkennen.
Chancen für KMU
Im 2020 bekommt der Begriff «Digitale Revolution» eine völlig andere Bedeutung. Obwohl viele Branchen vom Lockdown nicht direkt betroffen sind, spüren alle die Auswirkungen sehr direkt. Die meisten Berufe werden nicht schon in den nächsten Monaten durch Roboter ersetzt, doch sie können schon heute stark «digitalisiert» werden.
Viele kämpfen im Papierkrieg mit Werkzeugen aus dem letzten Jahrhundert und wundern sich, dass der Erfolg ausbleibt. Dann setzen sie Software ein und merken, dass die Arbeit trotzdem nicht weniger wird und die Übersicht nach wie vor zu wünschen übrig lässt. Es entstehen zusätzliche Schnittstellen zwischen den Systemen und die Komplexität steigt. Oft wird dann doch weiter mit Papier oder (zusätzlich) mit der alt-bewährten Excel-Tabelle gearbeitet. Und damit bleibt «effiziente Büroarbeit» weiter ein Traum. Schade eigentlich!
Die beste Software kann ihren Nutzen nur entfalten, wenn sie richtig eingesetzt wird!
Papierkram
Vermeintlich ist heute alles digitalisiert. Wenn wir den ganzen Papierkram einscannen, sparen wir den Platz und das Geld für die Ordner und vielleicht sogar Zeit in der Verarbeitung. Das kann durchaus ein erster Schritt zur Steigerung der Effizienz sein. Heute zeigt sich sehr deutlich, dass wir den gesamten Prozess betrachten müssen. Angefangen beim Marketing über den Verkauf bis zur Fakturierung, also auch über die Grenzen des Unternehmens hinweg. Organisation ist das Fundament – erst dann kommt die Software bzw. die Automation.
Erfolgsfaktor Zeit
Die Komplexität steigt und die fachlichen Anforderungen nehmen in allen Bereichen zu. Die Fachexpertise ist wichtig, reicht alleine aber längst nicht mehr aus, um am Markt erfolgreich bestehen zu können. Das Management von Finanzen (Liquidität, Rentabilität, Produktivität), Marketing (Positionierung, Inszenierung, Kommunikation) und Organisation (Aufbau/Ablauf, Führung/Kultur, Planung/Controlling) in all ihren Wechselwirkungen wird immer wichtiger.
Der Fokus auf die richtigen Dinge wird 2020 zum zentralen Erfolgsfaktor.
Jetzt ist es Zeit zu handeln!
«Wer heute in Versuchung gerät, sich auf seinen Erfolgen auszuruhen, für den gehören Erfolge bald zur Vergangenheit. Heute gibt es nur zweierlei Unternehmer: die schnellen und die toten.»
Erich J. Lejeune
Weder Wollen, noch Wissen, noch Können bringt den Erfolg – man muss es auch tun!
Wer zu den Gewinnern dieser Krise werden will, sollte jetzt die Zeit nutzen, um sich für die Zukunft aufzustellen! Organisation, Marketing und Automation sind die wichtigsten Stellschrauben dazu. Dabei ist nicht Perfektion gefragt, sondern die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge – immer mit dem Blick auf das Ganze.
Markus Grubenmann
«Ich brenne für Organisation und bin Experte für Unternehmensentwicklung (vereinfachen — standardisieren — digitalisieren — automatisieren — skalieren). Organisation ist das Fundament von Erfolg und der einfachste + schnellste Weg zu mehr Zeit — weniger Stress — mehr Klarheit — besserer Zusammenarbeit. Mehr Gewinn ist die Folge!»
Was wäre, wenn…
- Sie wieder mehr Zeit mit Kunden, statt im Büro verbringen können?
- Sie mit vollen Auftragsbüchern auch wirklich mehr Gewinn machen?
- Sie mit Ihrer Webseite automatisiert zu attraktiven Kunden und mehr Geschäft kommen?
- Sie mit Ihrer Software wirklich den Papierkram massiv reduzieren?
- Sie Fachkräfte anziehen – statt verzweifelt suchen?
Sichern auch Sie sich endlich den Erfolg, den Sie schon lange verdienen – jetzt!
innoscope® …damit mehr Erfolg zur Folge wird!
